Turmas (vaga fixa)

Natação, escolinha e afins — o aluno tem vaga fixa na turma e entra sozinho em todas as aulas da grade, sem reservar aula por aula.

Onde fica: Operação → Aulas → Turmas

Existem dois jeitos de encher uma aula no OctaGym, e eles resolvem problemas diferentes:

Modelo	Como funciona	Serve para
Aula aberta	O aluno reserva cada aula pelo app ou na recepção. Quem não reservou não tem lugar.	Spinning, funcional, ginástica coletiva
Turma	O aluno tem uma vaga fixa. Ele entra automaticamente em todas as aulas daquele horário, sem reservar nada.	Natação, escolinha, ballet, jiu-jitsu infantil

Na turma, a vaga é da pessoa: enquanto ela estiver matriculada, ninguém ocupa aquele lugar — nem uma reserva avulsa, nem Wellhub, nem TotalPass.

Turma não substitui a agenda

A turma se apoia na grade normal. Você continua cadastrando modalidade, sala e Horários Recorrentes do mesmo jeito. → Agenda de aulas

1. Marcar o plano como plano de turma

Onde fica: Comercial → Oferta → Planos → o plano → etapa Tipo e acesso, bloco O que o plano libera

Com Aulas em grupo ligado, aparece o switch Plano de turma. Ligue-o. Isso é uma declaração sua: o sistema não tem como adivinhar que "KIDS NATAÇÃO 3X" é escolinha e que "Musculação Mensal" não é.

Ligar o switch faz duas coisas:

A matrícula passa a oferecer a turma no momento da venda.
Quem comprar o plano e ficar sem turma aparece na fila de alocação em Turmas.

Aproveite e confira o Máximo de aulas por semana do plano, na etapa Regras de uso — se o plano é 3×, a matrícula avisa quando você escolher uma turma que treina 5 dias.

2. Criar a turma

Em Operação → Aulas → Turmas, clique em Nova turma:

Nome da turma — use algo que a recepção reconheça de cabeça: Natação Infantil — Seg/Qua/Sex 16h.
Modalidade — a mesma modalidade da agenda.
Nível ou faixa etária — Baby 2, Adaptação, Avançado. Opcional.
Vagas — deixe vazio para herdar a capacidade da grade. Preencha só quando a turma tiver um limite próprio, menor que o da sala.
Aceitar reserva avulsa — desligado (o normal em escolinha), só quem tem vaga na turma entra na aula.

3. Ligar os horários à turma

A turma só gera reserva depois que existe grade ligada a ela.

Em Operação → Aulas → Calendário, aba Horários Recorrentes, abra cada horário da turma e escolha a turma no campo Turma. Um horário sem turma continua em Sem turma — aula aberta, como sempre foi.

Uma turma pode ter vários horários (Seg/Qua/Sex é uma turma com três linhas na grade). Enquanto nenhum horário estiver ligado, a tela da turma avisa: as vagas ficam guardadas, mas nenhuma reserva é criada.

4. Matricular o aluno

Dois caminhos, e o primeiro é o que a recepção usa no dia a dia:

Na matrícula. No assistente de nova matrícula, depois de escolher o plano aparece o campo Turma. Vender o plano e alocar a criança viram um ato só. Se ainda não dá para decidir (a escola avalia o nível antes, por exemplo), escolha Alocar depois.

Pela turma. Em Operação → Aulas → Turmas, abra a turma e clique em Matricular aluno. É o caminho para quem já é aluno e vai mudar de horário, ou para quem entrou pelo portal.

Assim que o aluno entra, as reservas das próximas duas semanas são criadas na hora. As aulas mais distantes vão sendo reservadas conforme o calendário avança — não precisa fazer nada.

Lista de espera

Quando a turma está cheia, o aluno entra na Lista de espera dela, com posição. Ao liberar uma vaga (alguém sai ou você aumenta a capacidade), o primeiro da fila é promovido automaticamente e as reservas dele aparecem sozinhas.

Essa lista é da turma — é diferente da lista de espera de uma aula específica, que continua existindo no calendário para aula aberta.

Guardar vaga e tirar da turma

Na tela da turma, no menu de cada aluno:

Guardar vaga — para férias, atestado ou viagem. As aulas futuras dele são liberadas para a turma respirar, mas o lugar continua reservado. Passado o prazo sem retorno, a vaga volta para a turma e a lista de espera anda. Use Voltar para a turma quando o aluno voltar.
Tirar da turma — a saída definitiva. As aulas futuras já reservadas são canceladas e a vaga passa para quem estiver na lista de espera. As aulas passadas continuam no histórico — o registro de presença não é apagado.

O prazo da vaga guardada é de 30 dias e não se edita na tela

A confirmação diz que a vaga fica guardada "pelo prazo configurado". Hoje esse prazo é de 30 dias e nenhuma tela da Empresa o altera. Se precisar de um prazo diferente para um aluno, controle manualmente: tire da turma e rematricule quando ele voltar.

Tirar da turma não cancela a mensalidade

São coisas separadas de propósito: o aluno pode trocar de turma sem mexer no contrato. Para encerrar a cobrança, cancele a matrícula na ficha do aluno.

Quando a reserva não pôde ser criada

Na lista de alunos da turma, quem está ativo mas teve uma reserva recusada aparece com um alerta em amarelo na própria linha, com o motivo escrito. É a explicação direta de "matriculei e a aula não apareceu" — leia o motivo antes de refazer a matrícula.

A fila de quem ficou sem turma

No topo de Operação → Aulas → Turmas aparece um aviso com os alunos que têm plano de turma vigente e nenhuma vaga. É o que pega o que não passa pela recepção: compra pelo portal de madrugada, importação de planilha e migração de outro sistema.

Dá para alocar direto dali — escolha a turma e clique em Alocar. Quando não há ninguém pendente, o aviso some.

Enquanto o aluno estiver nessa fila, ele não entra em nenhuma chamada. Ele tem plano e cobrança, mas não tem lugar em aula nenhuma.

Problemas comuns

"Matriculei na turma e as aulas do aluno não apareceram." Confira se a turma tem Horário Recorrente ligado (o aviso aparece na tela da turma) e se a grade já publicou aquelas datas. O botão Atualizar reservas, na tela da turma, refaz a conta na hora — é seguro apertar quantas vezes quiser.
"O aluno não está na chamada de hoje." Ele pode estar na lista de espera, com a vaga guardada, ou na fila de alocação. Os três aparecem na tela da turma.
"Um aluno de fora reservou e ocupou a vaga da turma." Desligue Aceitar reserva avulsa na turma. Com ele desligado, nem app, nem Wellhub, nem TotalPass entram naquele horário.
"O plano é 3× e a turma tem 5 dias." A matrícula avisa na hora da venda. As aulas que passarem do limite semanal do plano não são reservadas — ajuste o plano ou mude o aluno de turma.
"O campo Turma não aparece na matrícula." Ele só aparece quando existe pelo menos uma turma cadastrada na Empresa.