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Inadimplência e cobrança
A fila de atrasados por faixa de atraso, recobrar no cartão, renegociar, e as duas camadas da régua de cobrança — mensagem e retentativa.
Onde fica: Financeiro → Receber e cobrar → Inadimplentes
No topo ficam Pessoas em atraso, Valor em risco e os indicadores de recuperação — Recuperado (30d), Taxa de recuperação e Tempo até regularizar.
A tela tem duas abas: Alunos em atraso (a fila de trabalho) e Régua de cobrança (como a cobrança acontece sozinha).
Alunos em atraso
O painel de faixas
Acima da tabela, um painel divide a dívida por tempo de atraso. Clicar numa faixa filtra a lista:
| Faixa | Leitura |
|---|---|
| Até 7 dias | Quase sempre cartão recusado ou esquecimento — resolve com um contato |
| 8 a 30 dias | Ainda recuperável, mas já pede ação ativa |
| 31 a 60 dias | Decida: renegociar ou encerrar |
| 61 a 90 dias | Cobrança formal |
| Mais de 90 dias | Provavelmente já saiu; trate como perda ou negocie o saldo |
Cada faixa mostra quantas pessoas, quantas dívidas e o valor. Uma pessoa pode ter mais de um título vencido, então o total de dívidas costuma ser maior que o de pessoas.
A tabela
Cada linha traz aluno, contato, plano, dívida, dias de atraso, motivo da recusa, última entrada, lembretes enviados e a origem da cobrança.
Ações da linha
Os botões visíveis mudam conforme o motivo da recusa — essa é a regra que dá sentido à tela.
| Ação | Quando aparece |
|---|---|
| Recobrar no cartão | Recusa que pode dar certo numa nova tentativa, e a cobrança é nossa |
| Enviar link para trocar o cartão | Recusa definitiva (cartão inválido, vencido, autorização revogada) — nova tentativa falharia sempre |
| Enviar link de pagamento | Dívida vinda do sistema de origem: um link cobrindo todas as parcelas vencidas da pessoa |
| Enviar lembrete por e-mail | Sempre, com e-mail cadastrado |
| Enviar lembrete por WhatsApp | Sempre, com telefone cadastrado |
No menu da linha ficam Renegociar, Abrir fatura e Ver ficha do aluno. O nome do aluno também leva à ficha.
Se o botão "Recobrar" não aparece, não é falha
Cartão inválido, roubado, vencido ou com autorização revogada não recupera com nova tentativa: a cobrança falharia sempre e ainda queimaria tentativa com o emissor. Nesses casos a tela oferece o link para trocar o cartão, que é a única coisa que resolve.
Ações em lote
Selecionando linhas, a barra oferece Enviar lembrete (N) — a contagem só inclui quem realmente vai receber —, Exportar CSV e Copiar e-mails. O CSV leva motivo da recusa e ação necessária, para virar fila de trabalho de quem vai ligar.
Renegociar
O diálogo Renegociar mensalidade tem três ações:
- Aplicar desconto — percentual entre 1 e 100, mais a Duração: Apenas próximo ciclo, Vários ciclos ou Permanente.
- Postergar vencimento — nova data.
- Trocar para plano mais barato — escolha o Plano alvo.
O Motivo é opcional e fica registrado.
Régua de cobrança
A aba abre com o painel Como a cobrança acontece, que separa três coisas que costumam ser confundidas:
- Nova tentativa no cartão da mensalidade — quem decide isso é o adquirente, não o OctaGym.
- Nova tentativa nas cobranças avulsas.
- Mensagens ao aluno — os estágios abaixo.
Ligar todos os estágios não faz o cartão ser tentado de novo
Os estágios são a camada de mensagem. A retentativa do cartão é regra do adquirente e vive no passo 1 do painel. Quem não sabe disso liga tudo, acha que a régua está completa e continua sem recobrança automática.
Os estágios
O sistema dispara lembretes por e-mail, WhatsApp e push, nesta ordem:
- 3 dias antes e 1 dia antes do vencimento.
- 1 dia de atraso, 3 dias de atraso, 7 dias de atraso e 15 dias de atraso.
Ative ou pause cada estágio conforme a sua política. Cada um mostra o estado do modelo de WhatsApp correspondente — mensagem só sai pelo WhatsApp com o modelo aprovado.
Efeito na catraca
Aluno inadimplente recebe Negado (inadimplência) na entrada. Regularizado o pagamento, a liberação volta sozinha — não altere o status manualmente.
Contestação de pagamento (chargeback)
Quando o titular contesta a cobrança e o caso é perdido, o aluno é bloqueado para acesso e rematrícula. A ficha mostra um banner com a opção de liberar mediante justificativa — use quando o valor foi acertado por outro meio.
Contestações em andamento ficam em Financeiro → Receber e cobrar → Contestações.
Problemas comuns
- "Recobrei e falhou de novo." O motivo da recusa está na própria linha e no histórico de cobranças do aluno. Se for recusa definitiva, sem trocar o cartão toda tentativa repete o erro — envie o link de troca.
- "O aluno pagou no balcão e continua na lista." Falta registrar o recebimento no título. → Contas a receber
- "O lembrete não saiu por WhatsApp." O aluno não tem telefone cadastrado, a caixa de WhatsApp está desconectada, ou o modelo da mensagem ainda não foi aprovado.
- "O botão de lembrete está desabilitado e a dica explica o motivo." Leia a dica: ela diz se falta contato ou se a cobrança daquela linha é do sistema de origem.
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