Operação · Recepção
Recepção e visitantes
A tela de chegadas em tempo real, o check-in rápido, o check-in de parceiros, a visita experimental e o aluno da rede no balcão.
Onde fica: Operação → Acesso → Recepção
Esta é a tela para deixar aberta no balcão. Ela mostra quem está chegando e resolve as exceções sem precisar abrir a ficha de cada pessoa.
Chegadas em tempo real
O feed lista cada passagem conforme acontece, com entrada ou saída, a origem (Aluno, Funcionário, Visitante, Wellhub, TotalPass) e o resultado. Filtros:
- Status — Todos os status, Liberados ou Negados.
- Origem — Todas as origens, Wellhub + TotalPass, Wellhub ou TotalPass.
Cada cartão mostra a pessoa, o horário e, quando a entrada é negada, o motivo. → Entender um acesso negado
Quem foi barrado por atraso
O cartão de quem levou recusa por mensalidade em atraso traz quanto a pessoa deve, em quantas cobranças e o motivo da recusa do cartão. Abaixo, a ação certa para aquele caso:
- Enviar link de pagamento — quando uma nova tentativa ainda pode dar certo.
- Enviar link para trocar o cartão — quando a recusa é definitiva e insistir no mesmo cartão não resolve.
Resolve ali, com a pessoa na frente, sem abrir a ficha.
A faixa de indicadores é sobre visitantes
Os três números no topo existem para flagrar treino disfarçado de visita — visitante não treina:
| Indicador | O que mede |
|---|---|
| Permanência média · visitantes | Quanto tempo os visitantes ficam, com base nas saídas registradas |
| Visitas acima de 1h | Quantas passaram do limiar no período — o próprio rótulo mostra o limiar em vigor |
| Visitantes na academia | Quantos estão dentro agora, destacando os que já passaram do limiar |
Check-in rápido (o caminho do balcão)
Onde fica: botão + Novo no topo do sistema → Novo Check-in
É o atalho para liberar alguém sem catraca — dedo machucado, cartão esquecido, aluno sem app.
- Escolha Entrada ou Saída.
- Busque por nome, e-mail, telefone ou CPF.
- Clique na pessoa. A tela responde Entrada Liberada / Saída Registrada, ou Acesso Negado com o motivo.
O painel de check-in da Recepção faz o mesmo para a entrada, buscando por nome, e-mail ou telefone.
Aluno de outra Empresa da rede
Quando a busca do Check-in rápido não acha ninguém e o que você digitou é um CPF válido, o sistema procura na rede e mostra a pessoa com a Empresa-base dela. Se houver direito, aparece Registrar visita da rede.
Só CPF dispara essa consulta — por nome ela viraria uma lista de quem existe na rede.
- Cota do mês esgotada: a liberação por exceção não é feita ali. Use Nova visita na tela de Acesso.
- Bloqueado na Empresa-base: só a Empresa dele pode liberar.
Aluno da rede não é visitante
Quem tem Passe de Rede já pagou por esse acesso. Registre a visita da rede em vez de oferecer cortesia — é isso que faz a entrada contar no acerto entre as Empresas.
Sessão de personal
O terceiro botão do painel de check-in leva às sessões de personal, para registrar o atendimento de quem entrou para treinar com um profissional. → Instrutores e personais
Check-in de parceiro (Wellhub e TotalPass)
Onde fica: Recepção → Check-in de parceiro
Use quando o aluno fez o check-in no app do parceiro e ele não chegou até aqui.
- Busque por nome ou e-mail.
- Se a pessoa já tem crédito aberto, a lista avisa: "Já tem check-in válido — só passar na catraca".
- Escolhendo a pessoa, escreva o motivo (mínimo de 10 caracteres) e marque a confirmação de que você validou o check-in no portal do parceiro.
- Registrar check-in.
Se a pessoa não aparece, é o primeiro acesso dela: use Cadastrar aluno de parceiro e preencha nome (como aparece no portal do parceiro), CPF e e-mail, depois Cadastrar e liberar.
Este registro não fala com o parceiro
Valide antes no portal do Wellhub ou da TotalPass. O que você registra aqui libera a entrada e entra no faturamento do convênio — quem liberou, quando e por quê fica gravado.
Nova visita (aula experimental / day use)
Onde fica: botão Nova visita em Catracas & Logs, no + Novo do topo, ou Nova visita (visitante) no painel da Recepção.
- Digite o CPF do visitante.
- O sistema consulta o histórico e responde uma de três coisas.
- Estando liberada, informe nome, telefone (WhatsApp) e e-mail, e escolha a caixa de WhatsApp que envia o link.
- Conclua.
Os três desfechos da consulta
| Resultado | O que fazer |
|---|---|
| Aluno com contrato ativo | Não é visita. Use o check-in de aluno para liberar a entrada; se a mensalidade estiver vencida, ofereça renovação |
| Já foi aluno desta academia | A cortesia é para quem ainda não conhece a Unidade. Ofereça diária ou plano. A tela mostra até quando valeu o último plano |
| Visita bloqueada | O CPF já usou o benefício. A tela mostra o histórico e o nome com que a visita anterior foi registrada |
A janela é de 60 dias
Visitas com o mesmo CPF nos últimos 60 dias são bloqueadas. Quando isso acontece, o bloqueio é a regra funcionando — ofereça a diária paga em vez de cadastrar a pessoa de novo com outro documento.
Depois de criar a visita
A tela de conclusão mostra o resultado do envio por WhatsApp e e-mail: Enviado, Falhou ou Não enviado, com o motivo quando existe (modelo não aprovado, caixa desconectada, telefone inválido). Sempre dá para Copiar link.
E se o visitante não recebeu nada, existe a saída presencial: Cadastrar foto na recepção. Você entrega a tela para ele aceitar o uso da biometria e tirar a selfie na câmera do balcão, sem link nenhum.
Diárias de cortesia
Onde fica: Operação → Alunos → Diárias de cortesia
Gere um link individual de cortesia — ele fica atribuído a quem gerou, com prazo de resgate. Os estados são Ativo, Utilizado, Expirado e Revogado. O link pode ser copiado, compartilhado ou revogado.
Relacionado
Entender um acesso negado
Todos os motivos que a catraca registra, o que cada um significa no balcão e onde se resolve — antes de mexer em cadastro, mensalidade ou equipamento.
Montar uma ficha de treino
Criar a ficha manualmente ou com IA, prescrever séries com as técnicas do catálogo, agrupar exercícios em bi-set e circuito, montar dia de corrida e publicar sem apagar a ficha que já existe.