Operação · Recepção · Gerente
Liberar o acesso do aluno
Reconhecimento facial, biometria digital e número de acesso — como cadastrar cada credencial, ler os estados de sincronização e destravar a conta do app.
Onde fica: ficha do aluno → aba Acesso
A matrícula ativa diz que a pessoa pode entrar. A credencial diz como ela entra. São coisas diferentes: sem credencial cadastrada, aluno adimplente fica parado na catraca.
A aba abre com o card Integração com a catraca, que reúne as três credenciais e o controle de entrada. Se a Unidade não tem equipamento conectado, o próprio card avisa.
Reconhecimento facial
- Garanta que o aluno tem foto de credencial. Sem ela o botão fica como Capture a biometria primeiro.
- Clique em Cadastrar na catraca.
- Aguarde: o sistema envia a foto ao Conector e espera o retorno dos equipamentos.
A etiqueta ao lado do título mostra em que pé está:
| Etiqueta | O que significa |
|---|---|
| Não cadastrado | Nenhum equipamento recebeu a foto ainda |
| Confirmando 1/3 | A sincronização está em andamento — quantos equipamentos já confirmaram |
| Foto cadastrada | Pronto |
| Falha na sincronização | Os equipamentos recusaram; confira a qualidade da foto e o estado do Conector |
Abaixo do título, duas frases dizem o alcance: "Foto sincronizada nas catracas compatíveis." ou "Requer uma catraca com reconhecimento facial." — a segunda significa que nenhum equipamento da Unidade faz facial.
Depois de cadastrado, o botão vira Ressincronizar. No menu ao lado existe Remover das catracas.
Quando o equipamento não consegue "aprender" o rosto
Há foto que o terminal simplesmente não modela — selfie de espelho, foto de longe, pouca luz. Nesse caso ressincronizar não resolve: é preciso uma foto nova. Use Solicitar nova foto para o aluno refazer pelo celular, ou capture na webcam da recepção.
Capturar ou enviar o link
O cadastro de biometria abre em Cadastrar biometria do aluno, com duas abas:
- Capturar agora — usa a webcam da recepção. Se o sistema achar que aquele rosto já está cadastrado em outra ficha, ele avisa e deixa você decidir (Cadastrar assim mesmo).
- Enviar link — manda um e-mail para o aluno fazer no celular. O botão muda de nome conforme o estado: Enviar link de ativação quando a matrícula ainda está em ativação, e Enviar link de recaptura quando é só trocar a foto. O de recaptura não derruba o acesso atual.
A foto do rosto não é a foto do perfil
A imagem usada na catraca é uma credencial própria. Trocar a foto de perfil não substitui a referência facial.
Biometria digital
- Clique em Registrar digital (ou Cadastrar outro dedo, se já houver um).
- O sistema mostra um número para digitar no equipamento.
- No equipamento: Menu → Biometria → Incluir usuário, digite o número e peça para o aluno posicionar o dedo.
- Informe qual dedo foi cadastrado e confirme.
Se o sensor não lê a digital daquela pessoa, marque Não consegue cadastrar com o motivo. A etiqueta passa a Não cadastrável e a equipe para de tentar.
Número de acesso (cartão ou chaveiro)
No bloco Número de acesso você pode Gerar número automaticamente — é a opção recomendada —, digitar um número existente, copiá-lo ou Remover. É o método usado por equipamentos com leitor de proximidade.
Carteirinha digital
O aluno tem a carteirinha na Área do Aluno, com QR Code e a validade do plano. Não exige cadastro adicional. A leitura por QR depende do equipamento da Unidade.
Entrada manual pela recepção
Na coluna da direita da ficha, o card Acesso à catraca traz Liberar entrada e Liberar saída, além de escolher por qual equipamento a passagem sai. O check-in manual respeita as regras da Empresa: se o aluno está barrado, a ação é recusada com o motivo.
Quando a pessoa está barrada e você tem permissão para isso, o botão vira Liberar exceção: ele passa por cima da regra, exige motivo com no mínimo 10 caracteres e fica na auditoria. → Entender um acesso negado
Bloquear a entrada de alguém
No bloco Controle de entrada, o botão Bloquear entrada impede novas passagens até alguém desbloquear. Exige motivo com no mínimo 10 caracteres e fica registrado. O título do bloco muda para Entrada bloqueada pela recepção enquanto durar.
Ao Desbloquear entrada, as regras normais voltam a valer — o desbloqueio não libera quem está inadimplente nem quem tem ativação pendente. Enquanto há bloqueio manual, a liberação por exceção fica indisponível.
Conta do app
O card Conta do app diz com qual e-mail o aluno entra no aplicativo:
| Estado | O que significa |
|---|---|
| Sem conta | Ninguém entrou no app com o e-mail do cadastro ainda. O vínculo acontece sozinho no primeiro acesso |
| Vinculada | Tudo certo |
| E-mail diferente | Ele entra com um e-mail e o cadastro tem outro. Os e-mails da academia vão para o do cadastro; os de acesso à conta, para o da conta |
| Acesso travado | O cadastro está preso a uma conta antiga e já existe outra conta com o e-mail do cadastro — é por isso que trocar o e-mail dentro do app é recusado |
Em Acesso travado, a saída é Desvincular conta. O cadastro deixa de apontar para a conta antiga e, no próximo acesso do aluno com o e-mail do cadastro, o vínculo é refeito sozinho. Histórico de treinos, presenças e mensalidades não é afetado.
Sem e-mail no cadastro, desvincular é recusado
Sem e-mail não há religação automática, e desvincular deixaria o aluno pior do que estava. Preencha o e-mail antes.
Convênio
O card Convênio mostra os vínculos de Wellhub e TotalPass do aluno, com a data do último check-in. Se a pessoa faz check-in no portal do parceiro e a catraca nega mesmo assim, o check-in provavelmente está caindo num cadastro duplicado: use Vincular assinante para trazê-lo para esta ficha.
Os demais cards da aba
- Reconhecimento na catraca — como o equipamento tem reconhecido essa pessoa na prática.
- Áreas restritas — a quais salas ela tem direito.
- Visitas — presença média, permanência média e total de visitas.
- Conquistas — medalhas de assiduidade.
- Histórico de acessos — entradas, saídas e tentativas negadas, com filtro de direção e resultado.
Problemas comuns
- "Cadastrei o rosto e a catraca não reconhece." Confira o estado do Conector em Configurações → Sistema → Dispositivos e use Ressincronizar.
- "O aluno entra numa catraca e na outra não." A segunda controla uma área restrita que o plano dele não libera.
- "Sumiu o número de acesso." Números podem ser removidos por quem tem permissão; o histórico fica na auditoria.
- "O aluno não consegue entrar no app." Veja o card Conta do app — quase sempre é conta antiga travando o e-mail.
Relacionado
Configurar catracas e dispositivos
Cadastrar o equipamento, ler os estados do Conector OctaGym, sincronizar e reenviar cadastros, resolver catraca que não registra passagem, definir áreas restritas, limpar o parque herdado e ajustar a capacidade da Unidade.
Entender um acesso negado
Todos os motivos que a catraca registra, o que cada um significa no balcão e onde se resolve — antes de mexer em cadastro, mensalidade ou equipamento.