Checklist de implantação

O roteiro de implantação do zero ao go-live — a ordem da tela de Primeiros Passos, o que fazer em cada passo, como saber que ficou pronto e o que muda para quem migra de outro sistema.

Onde fica: Início → Primeiros Passos

A tela marca sozinha o que o sistema já detectou e divide o trabalho em três grupos: Essencial (obrigatório), Primeiros sinais de operação (meta) e Sugestões (opcional). O item some do menu quando o Essencial termina.

Passo 0 — você começa do zero ou está migrando?

A resposta muda o roteiro inteiro e é a primeira pergunta da reunião de implantação.

O que muda	Começa do zero	Migra de outro sistema
Base de alunos	Você cadastra conforme vende	A OctaGym traz a base do sistema antigo. Não cadastre à mão em paralelo
Catálogo de planos	Você cria do zero	Vem importado, despublicado, e você revisa preço e duração
Etapa extra	—	A virada da cobrança (veja adiante)
Primeiro passo	Dados da empresa	Migrar de outro sistema, em Início → Primeiros Passos → Migração

Cadastro manual em paralelo é o retrabalho mais caro da implantação

Quem migra deve enviar o acesso ao sistema atual antes de começar a cadastrar aluno. A carga reconhece quem já existe e não duplica, mas cada ficha digitada a mais é uma conferência a mais depois.

Essencial — o mínimo para operar

Faça nesta ordem, que é a da tela.

#	Passo	Onde fica	Pronto quando
1	Dados da empresa	Configurações → Conta → Geral	O CNPJ preenche razão social e endereço pela Receita Federal, e o representante está informado → Configurar Empresa e Unidade
2	Criar um plano	Comercial → Oferta → Planos	O plano aparece na lista com Status ativo e a coluna Publicado ligada (desligue só se for venda interna) → Criar plano
3	Matricular primeiro aluno	Operação → Alunos	O aluno aparece na lista e a ficha dele mostra a mensalidade → Matricular aluno
4	Conectar Stripe	Configurações → Conta → Adquirentes	O topo da tela diz "Você já pode cobrar seus alunos" → Formas de cobrança

O passo 4 se chama 'Conectar Stripe' e não é só Stripe

É o rótulo da tela. Ali também se conectam Stone/Pagar.me, Vindi e a maquininha Stone — mais de uma ao mesmo tempo. Sem nenhuma adquirente conectada não existe cobrança online, e a matrícula paga só pode ser registrada como pagamento recebido por fora.

A tela pede o aluno antes da adquirente — e quem migra inverte

A ordem da tela serve para você ver o sistema funcionando cedo. Para quem migra, conecte a adquirente antes de qualquer matrícula: a carteira de cartões é o que permite virar a cobrança sem pedir o cartão de novo, aluno por aluno.

Primeiros sinais de operação

#	Passo	Onde fica	Pronto quando
5	Emitir primeira mensalidade	+ Novo → Nova Mensalidade, no topo do sistema	O título aparece em Financeiro → Contas a receber → Contas a receber
6	Registrar primeiro check-in	Operação → Acesso → Catracas & Logs	A passagem aparece no histórico com o resultado Liberado

Etapa própria — catraca e Conector

É a etapa mais longa da implantação e a que mais trava go-live. Comece por ela cedo, em paralelo com o resto.

Instale o Conector. Equipamento em rede local não é alcançado pela nuvem; quem faz a ponte é um serviço num computador da academia que fique sempre ligado. Em Configurações → Sistema → Dispositivos, no card Conector OctaGym, use Gerar comando de instalação e cole o comando no PowerShell aberto como Administrador, naquele computador.
Cadastre o dispositivo na mesma tela, em Novo Dispositivo. Confira a Unidade ativa antes: o equipamento nasce preso a ela e não é editável pela lista da outra.
Teste uma passagem. Peça a um aluno cadastrado que passe pela catraca.
Confira o estado. O card do Conector precisa estar Online (ou Redundante, com um segundo computador de segurança), e a passagem de teste precisa aparecer em Catracas & Logs como Liberado.

→ Configurar catracas e dispositivos

Quem migra herda o parque de rostos do sistema antigo

A catraca chega cheia de cadastros do fornecedor anterior, e eles disputam o reconhecimento com os nossos. O card do Conector mostra quantos são e oferece o desfecho. Trate isso antes de abrir, não depois do primeiro aluno reclamar de "acesso expirado".

Sugestões — conforme a operação cresce

#	Passo	Onde fica	Pronto quando
7	Convidar equipe	Configurações → Usuários e Acesso → Usuários	A pessoa sai de Pendente ao criar a senha → Convidar funcionário
8	Cadastrar exercícios	Operação → Treinos → Exercícios	A busca do catálogo devolve resultado → Catálogo de exercícios
9	Criar modalidades de aula	Operação → Aulas → Calendário	A modalidade aparece na grade → Agenda de aulas. Vaga fixa (natação, escolinha) pede Turmas
10	Configurar totem de acesso — o passo só existe se o plano da Empresa incluir o módulo totem	Operação → Acesso → Catracas & Logs	O aluno passa pelo totem e a entrada aparece no histórico → Configurar catracas
11	Configurar emissão de nota	Configurações → Academia → Fiscal	Certificado, série e CSC informados → Notas fiscais

O passo 11 é opcional na tela e obrigatório na vida

Vender sem a emissão configurada funciona: o pagamento aprova, o estoque baixa, o dinheiro entra — só a nota não sai, e em silêncio. Resolva antes de abrir a loja, não no fechamento do mês.

Se você migra — a virada da cobrança

É a etapa em que a OctaGym passa a ser quem cobra os seus alunos. Até ela acontecer, quem cobra é o sistema antigo, e a base aqui pode ser reatualizada quantas vezes for preciso.

Os dois sistemas não podem cobrar ao mesmo tempo

Se a cobrança do sistema antigo continuar ligada depois da virada, o aluno é debitado duas vezes — e a cobrança de lá é invisível para as travas do OctaGym. Desligue a cobrança no sistema antigo e só então confirme a virada aqui. Quando a sua carteira está na Vindi, a última etapa exige que você marque essa confirmação explicitamente.

O que acontece. Quando a carteira de cartões já está na Vindi, o cartão do aluno não se move — muda só quem dá a ordem de cobrar. São três etapas com simulação antes de aplicar, em Configurações → Conta → Adquirentes: Vincular alunos, Importar agenda e valores e Ligar a cobrança pelo OctaGym. Nas demais origens o time OctaGym conduz com você.

O que conferir depois:

A mensalidade do mês aparece em Financeiro → Contas a receber para quem virou.
Ninguém foi cobrado duas vezes — confira o extrato do sistema antigo no primeiro ciclo depois da virada.
A catraca continua liberando quem está em dia. → Entender um acesso negado

O MRR pode cair logo depois da virada, e isso é esperado

A agenda passa a usar o valor realmente praticado com cada aluno, e desconto negociado é a regra. O número anterior estava inflado pelo preço de tabela do catálogo importado. Avise quem acompanha indicadores antes, não depois.

Acompanhamento com o time OctaGym

Quando existe um projeto de implantação, a mesma tela mostra as etapas divididas entre você e a OctaGym, agrupadas por fase (Contrato e kickoff, Cadastro, Pagamentos, Financeiro, Produto, Fiscal, Acesso e hardware, Site e app, Comunicação, Equipe, Migração de dados, Go-live).

O bloco Com a equipe OctaGym lista o que está do nosso lado — homologação fiscal, integração de hardware, migração de dados. O que aparece sem botão de ação é contexto, não pendência sua.

Pré-venda e inauguração

Se a Unidade ainda não abriu, cadastre a data de inauguração no cadastro da Unidade. Ela é a âncora da vigência das matrículas de pré-venda e das projeções financeiras.

Antes de abrir as portas

Confira estes seis itens na véspera:

Item	Como conferir
Plano publicado	Aparece na lista de Planos com Status ativo e a coluna Publicado ligada
Forma de cobrança testada	Adquirentes diz "Você já pode cobrar seus alunos", e uma cobrança de teste passou
Catraca liberando	Conector Online e uma passagem de teste registrada como Liberado
Aluno de teste matriculado e ativado	Ficha com mensalidade, título em Contas a receber e acesso funcionando
Equipe convidada com o perfil certo	Ninguém em Pendente, e ninguém com perfil de acesso total sem necessidade
WhatsApp conectado, se for usar	Caixa em Conectada, recebendo e enviando → WhatsApp e conversas