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Checklist de implantação
A ordem que evita retrabalho — dados da Empresa, plano, cobrança, primeiro aluno, catraca e comunicação.
Onde fica: Início → Primeiros Passos
A tela mostra um checklist que o próprio sistema marca conforme você opera. Ele é dividido em Essencial (o mínimo para operar), Primeiros sinais de operação (quando a academia está rodando de verdade) e Sugestões.
Essencial
Faça nesta ordem. Cada passo depende do anterior: sem plano não há matrícula, sem adquirente conectada a matrícula não cobra, e sem cobrança o financeiro nasce vazio.
- Dados da empresa — CNPJ, e-mail e telefone. É a base legal das cobranças e dos contratos. → Configurar Empresa e Unidade
- Criar um plano — o produto que você vende: valor, período, acessos inclusos e contrato. → Criar plano
- Conectar a adquirente — necessário para receber cartão, Pix e boleto. → Formas de cobrança
- Matricular o primeiro aluno — cadastro e plano no mesmo fluxo, ou importe a base por planilha. → Matricular aluno
Primeiros sinais de operação
- Emitir a primeira mensalidade — a matrícula gera a cobrança e o título em Contas a Receber.
- Registrar o primeiro check-in — o aluno entra e a operação está rodando. → Configurar catracas
- Convidar a equipe — recepção, instrutores e gerentes, cada um com o cargo certo. → Convidar funcionário
Sugestões
- Cadastrar exercícios — base para montar fichas de treino. → Catálogo de exercícios
- Criar modalidades de aula — para quem oferece aulas coletivas. → Agenda de aulas
- Configurar dispositivos de acesso — catraca, totem ou leitor de QR Code.
- Configurar emissão de nota — certificado digital, série e CSC. Sem isso a venda não gera nota fiscal. → Notas fiscais
Se você está migrando de outro sistema
Onde fica: Início → Primeiros Passos → Migração
Informe qual sistema você usa hoje e envie o acesso por um formulário seguro. O time da OctaGym espelha alunos, planos, matrículas vigentes e histórico financeiro. Não cadastre a base à mão antes de conversar sobre a migração — cadastro manual duplicado é o retrabalho mais caro da implantação.
Pré-venda e inauguração
Se a Unidade ainda não abriu, cadastre a data de inauguração no cadastro da Unidade. Ela é a âncora da vigência das matrículas de pré-venda e das projeções financeiras.
Acompanhamento com o time OctaGym
Quando existe um projeto de implantação, a mesma tela mostra as etapas divididas entre você e a OctaGym (por exemplo, homologação fiscal e integração de hardware ficam do nosso lado). O que aparece sem botão de ação é contexto, não pendência sua.