Pedido e recebimento

Emitir o pedido ao fornecedor, o que fica congelado da condição aprovada, conferir a entrega, cadastrar as parcelas reais da nota e o que o sistema faz com divergência de preço ou prazo.

A segunda metade da compra: o vencedor já foi escolhido, agora é emitir o pedido, receber a mercadoria e deixar o financeiro certo. A primeira metade está em Pedir e cotar.

Onde fica: Compras → Documentos → Pedidos a fornecedor

Emitir e enviar o pedido

A ficha do pedido oferece uma ação por vez, sempre no topo:

Ação	Quando aparece
Emitir pedido	O pedido ainda está em rascunho
Enviar ao fornecedor	Pedido emitido, ainda não enviado
Registrar recebimento	Pedido enviado, aguardando a entrega

No menu ⋮ ficam Já enviei por fora, Reenviar ao fornecedor, Imprimir pedido, Comprar novamente, Encerrar saldo e Cancelar pedido. Sem permissão, o botão aparece desabilitado com o motivo.

Os status do pedido são Rascunho, Emitido, Enviado, Recebido parcial, Encerrado e Cancelado.

Emitir congela a condição combinada

Enquanto o pedido é rascunho, tudo é negociação e muda à vontade. Ao sair do rascunho, a condição aprovada na cotação — preço unitário por item, prazo de pagamento, prazo de entrega, frete — é guardada e não muda mais. É esse retrato que o recebimento compara depois. Editar o pedido altera o valor vigente, nunca o que foi aprovado.

Conferir o que chegou

Em Registrar recebimento você informa Nº do documento, Recebido em e Unidade de destino, e confere item a item.

Informando o número, a chave ou o arquivo da nota, o sistema preenche as linhas sozinho: ele casa os itens por código de barras, código do fornecedor e nome. Falhar o casamento é rotina — compra de manutenção raramente tem código de barras —, e a linha que não casou diz que não casou, em vez de ficar parecida com uma linha conferida. A faixa de resumo mostra quantos itens vieram da nota, inclusive quando o resultado foi zero.

Produto com controle de validade pede Lote e Validade na hora do recebimento. Frete, IPI, outras despesas, ICMS ST, FECOP ST e desconto entram rateados entre os itens.

Receber só parte é suportado: o pedido fica com status Recebido parcial e continua aberto com o saldo, e a Visão Geral destaca Pedidos recebidos parcialmente e Entregas com prazo vencido.

As parcelas reais da nota

O bloco Compromisso financeiro tem duas metades. Em cima, congelada, a Condição aprovada na cotação. Embaixo, o que o fornecedor de fato mandou: para cada parcela, Vencimento, Valor, forma de pagamento e — conforme o meio — Chave Pix ou o código de barras do boleto, com o PDF anexado. Acrescentar parcela adiciona linhas.

Isso existe porque negocia-se 30/60/90 contando do prazo prometido, o fornecedor entrega em dois dias e manda boleto para outras datas. Sem esse cadastro, o Contas a Pagar nascia errado em toda compra parcelada e ninguém descobria antes do vencimento.

As datas sempre mandam; os valores, só quando fecham

Se a soma das parcelas não bater com o total do recebimento, o sistema mantém os vencimentos que você cadastrou e redistribui o total na proporção informada. A diferença é normal: frete e impostos são rateados aqui e não aparecem no boleto.

Divergência de preço e de prazo

A Empresa decide o rigor em Configurações → Compras e Loja, no bloco Divergências no recebimento. São duas perguntas separadas, porque errar cada uma custa coisas diferentes.

Prazo e parcelas fora do aprovado — compara o intervalo, não a data:

Opção	O que acontece
Só registrar	A diferença fica no histórico e o título entra em Contas a Pagar com as datas que chegaram
Reter o título até o ajuste	O material entra no estoque e o título não é lançado: abre uma solicitação para quem negociou decidir

A Folga por parcela (dias) absorve o ruído de calendário. Receber uma parcela a menos diverge sempre, com qualquer folga — é caixa a menos.

Preço unitário fora do aprovado — compara item a item; frete e impostos ficam de fora:

Opção	O que acontece
Livre	A diferença não aparece nem impede nada
Avisar	A tela marca o item, o recebimento segue
Receber e reter o título	A mercadoria entra e a despesa espera a decisão de quem negociou
Bloquear, com liberação justificada	O recebimento é recusado, mas quem aprova compras libera informando o motivo
Bloquear	Recusado, sem exceção. O caminho é renegociar ou corrigir o pedido

A Tolerância (%) define o quanto passa, e O que conta como diferença escolhe entre Só acima do aprovado e Qualquer diferença.

Cada entrega recebe uma nota de conformidade de 1 a 5 — 5 é entrega 100% conforme; descontam atraso, preço acima do aprovado, parcela a menos, vencimento antecipado além da folga e entrega incompleta. Preço menor, prazo mais longo e entrega adiantada não descontam. A nota é congelada no recebimento: mudar a tolerância amanhã não reescreve a avaliação de ontem, e é esse histórico que aparece como estrelas na hora de escolher fornecedor na próxima cotação.

O que nasce do recebimento

Onde fica: Compras → Documentos → Recebimentos

Registrado o recebimento, duas coisas acontecem na mesma operação:

O estoque entra, com lote e validade quando o produto exige. → Controlar o estoque
O título nasce em Contas a Pagar, com as datas e os valores das parcelas que você cadastrou. → Contas a pagar

Se a régua da Empresa manda reter, o estoque entra e o título espera: a pendência vai para Aprovações e é liberada por quem negociou a condição.

A lista de Recebimentos consulta entradas de produtos, atestos de serviço e documentos fiscais, com filtro por fornecedor, nota e data.

Contratos e serviços de fornecedor

Compra avulsa não é o único caminho. No grupo Contratos ficam os Contratos de Serviço, para despesa recorrente como limpeza, segurança e software — o sistema gera as competências mensais, que ficam aguardando atesto até alguém confirmar a prestação. Ao lado, os Contratos de Fornecimento guardam a tabela de preço fixo acordada com um fornecedor para produtos. E em Cadastros → Serviços de fornecedor fica o catálogo do que se contrata, usado nas compras de serviço. Os três estão detalhados em Compras e fornecedores.

Dúvidas comuns

"O recebimento foi recusado por diferença de centavos no preço." A Empresa está com tolerância zero. Fornecedor que rateia caixa fechada varia centavos no unitário — 0,5% costuma absorver.
"Recebi e o título não apareceu em Contas a Pagar." A régua reteve o título por divergência. Procure a solicitação de ajuste em Aprovações; aprovada, os títulos são gerados com as datas decididas.
"A soma das parcelas não bate com o recebimento." É esperado quando há frete e impostos rateados. O sistema mantém os vencimentos e ajusta os valores.
"O fornecedor está sem estrelas." Com menos de três recebimentos a tela mostra sem histórico: média de uma entrega não é histórico.
"Recebi só parte e o pedido continua aberto." Correto. Receba o saldo quando chegar, ou use Encerrar saldo se o resto não vem mais.
"Preciso repetir a mesma compra." Use Comprar novamente na ficha do pedido: ele revisa fornecedor, Unidade, item, embalagem, quantidade e preço antes de criar o documento novo.