Comunicação · Gerente · Time comercial · Recepção
Automações
Mensagens que saem sozinhas quando algo acontece — ligar, editar o texto, escolher o canal e descobrir por que um envio foi ignorado.
Uma automação é sempre a mesma receita: um gatilho (algo aconteceu, ou a varredura diária encontrou alguém), uma mensagem e um ou mais canais. Ninguém clica em enviar.
Onde fica: Comunicação → Automações
A diferença para os disparos manuais é o momento: campanha é você escolhendo quem recebe hoje; automação é a régua que roda amanhã também. → Disparos, e-mail e notificações
A lista
No topo, três números: Ativas (de quantas disponíveis), Pessoas (7d) e Taxa de alcance. Abaixo, as abas por categoria e uma busca.
| Categoria | O que cobre |
|---|---|
| Comercial | Leads, carrinhos abandonados, follow-up e reativação |
| Onboarding | Boas-vindas e primeiros passos do aluno |
| Financeiro | Cobranças, lembretes e recuperação |
| Retenção | Reengajamento e fidelização |
| Aulas | Lembretes e confirmações de turmas |
| Congelamento | Pausas e reativação de matrículas |
O catálogo pronto cobre o que a maioria das academias usa: boas-vindas ao aluno novo, aviso de mensalidade vencendo, cobrança de mensalidade em atraso, aniversário, reengajamento de quem parou de aparecer, lembrete de aula e fim de congelamento.
A tabela traz Automação, Status, Canais, Últimos 7 dias e Última execução. O status é um de três:
- Ativa — está no ar.
- Pausada — já foi configurada e está desligada.
- Não ativada — nunca foi ligada nesta Empresa.
Ligar e desligar
A chave na linha liga e desliga. Ligar uma automação Não ativada cria a configuração dela com o texto padrão; a partir daí ela vira Pausada quando desligada, nunca volta a "Não ativada".
Automações do catálogo não se excluem — só se pausam. Só a automação personalizada, criada por você, tem exclusão.
Dá para revisar antes de colocar no ar
Clique no nome da automação para abrir a mensagem mesmo sem ter ligado. A ordem que funciona é revisar → testar → ativar.
Dentro de uma automação
A tela de detalhe tem a chave Ativa / Pausada no topo, o botão Testar e três abas.
Mensagem
Escolha o canal e edite o texto dele. No e-mail há Assunto e Mensagem; no push, Título e Mensagem; no WhatsApp, só Mensagem.
Acima do editor ficam as Variáveis disponíveis, no formato {{member_name}} — elas são substituídas por destinatário no envio. Ao lado, a Prévia mostra como a mensagem fica. Restaurar texto padrão devolve o texto original do canal.
Editou? O rodapé mostra Descartar e Salvar alterações. Nada vale antes de salvar — e salvar uma automação que nunca foi ligada a cria pausada: ativar continua sendo um passo à parte.
Entrega
- Quando dispara — o gatilho do modelo, com o recorte (por exemplo, quantos dias antes ou depois). É informativo: não se edita aqui.
- Canais — ligue e desligue por onde a mensagem sai. É também onde ficam o Rodapé do e-mail, Remetente e cópias e o Número do WhatsApp que dispara.
Execuções
O histórico dos últimos disparos reais e testes, com filtro por Todas, Concluídas, Falhas, Ignoradas e Na fila.
Por que um envio foi "Ignorada"
Ignorada quer dizer que a régua decidiu não mandar — e quase nunca é defeito. A linha traz o motivo em português e, quando cabe, o que fazer:
| Motivo | O que aconteceu |
|---|---|
| Pagou antes do envio | A régua reconferiu a dívida na hora de mandar e cancelou o lembrete |
| Sem dados para a mensagem | A etapa não se aplica àquele aluno |
| Aluno sem e-mail / Telefone inválido | O cadastro não tem por onde receber |
| E-mail suprimido | O endereço deu erro de entrega ou pediu descadastro |
| Aluno optou por não receber | A pessoa recusou o contato |
| Sem número de WhatsApp | Nenhuma caixa conectada pôde disparar |
| Fora do horário de envio | Sai quando a janela abrir (8h–21h) |
| Canal desligado para este template | O WhatsApp deste aviso está desativado nas configurações da Empresa |
| Já converteu | O lead virou aluno antes do envio |
Automação ligada não garante envio
Ligar é o primeiro de quatro requisitos. Também precisam existir: o canal conectado (caixa de WhatsApp ativa, ou domínio de e-mail configurado), o contato no cadastro (telefone ou e-mail válido) e o consentimento, quando o canal exige. Faltando qualquer um, a automação continua marcada como Ativa e os envios aparecem como Ignoradas. É a causa número um de chamado aberto como "a automação não funciona".
WhatsApp e e-mail não se comportam igual
No e-mail, o texto que você escreve é o texto que sai.
No WhatsApp existem dois caminhos, e a tela diz qual está valendo com um selo ao lado do canal: Cloud API (o número oficial, com o template aprovado pela Meta), Em aprovação, Rejeitado, Desatualizado, Falha no envio, Não-oficial ou Sem template oficial. Enquanto o template oficial não está aprovado, o envio sai pelo caminho não-oficial — e o texto que vale é o que você editou aqui. → WhatsApp e conversas
Canal marcado que o modelo não produz não envia nada
Se aparecer o selo Sem conteúdo num canal ligado, aquele modelo não gera mensagem para ele — a automação fica inerte naquele canal, sem erro nenhum. Desmarque e use um canal que o modelo produza.
Criar uma automação própria
Use Nova automação. O assistente tem quatro passos: Gatilho (quando disparar, com atraso opcional de 30 minutos a 1 dia), Canais (por onde enviar), Mensagem (o que enviar) e Revisão (conferir e criar).
A cobrança tem régua própria
As mensagens de mensalidade vencida seguem a Régua de cobrança, que fica na tela de Inadimplentes — não aqui. Quem decide quantas mensagens saem, em que dias de atraso e se há retentativa no cartão é ela. → Inadimplência
Dúvidas comuns
- "Está Ativa e ninguém recebe." Abra a aba Execuções e filtre por Ignoradas. O motivo está escrito na linha.
- "Quero mudar a hora do disparo." Não dá: o momento é do gatilho do modelo e a aba Entrega avisa isso. O que você escolhe é o canal e o texto.
- "Mudei o texto e saiu o antigo." Faltou salvar. A barra de salvar aparece no rodapé enquanto houver alteração pendente.
- "Quero testar sem incomodar aluno." Use Testar no topo do detalhe. A execução de teste aparece no histórico junto com as reais.
- "Quanto disso está chegando?" Taxa de alcance na lista, e o bloco de números no detalhe: Pessoas (7d), Alcançadas, Sem entrega e Fila atual.