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Manter a base sincronizada
Para quem veio de Pacto, EVO ou CloudGym e ainda opera lá — o que a sincronização traz, como ler o resultado de cada execução e as três revisões que só a academia pode fazer.
Enquanto a academia continua operando no sistema antigo, alguém entra, renova, tranca ou cancela lá todo dia. A sincronização existe para que isso apareça aqui sem ninguém redigitar nada — e esta tela é onde você confere se ela está funcionando.
Onde fica: Configurações → Sistema → Integrações → categoria Sistemas de Gestão → o card do seu sistema: Pacto Soluções, EVO (ABC Fitness) ou CloudGym.
A leitura é de mão única
O OctaGym só lê o sistema antigo. Nada é escrito de volta: mexer aqui não altera a origem, e nada que a academia faça lá é desfeito daqui. Aluno trazido pela sincronização também não é cobrado nem recebe automação do OctaGym enquanto a cobrança for da origem.
O que a sincronização traz
Na aba Configuração, o card O que sincronizar tem uma chave para cada bloco de informação, com uma linha explicando o que aquele bloco traz. Nem todo sistema oferece os mesmos blocos:
| Sistema | Blocos disponíveis |
|---|---|
| Pacto Soluções | Catálogo de planos · Catracas e leitores · Loja e produtos · Alunos e contratos · Entradas na catraca · Pagamentos e parcelas · Contas a pagar · Contratos assinados · Visitantes e oportunidades |
| EVO (ABC Fitness) | Catálogo de planos · Alunos e matrículas · Financeiro · Entradas na catraca · Oportunidades (CRM) |
| CloudGym | Planos · Alunos e contratos · Pagamentos quitados · Acessos e presenças |
A ordem é fixa e é dependência: plano antes de aluno, aluno antes de pagamento. Escolha também a Unidade de destino — sem ela nada roda, e gravar na Unidade errada obriga a corrigir linha por linha depois.
Os botões ficam no rodapé do card: Salvar, Sincronizar agora e Reler tudo (no CloudGym, Reler janela histórica).
Salve antes de sincronizar
A tela avisa em amarelo: "Alterações não salvas. A sincronização usa o que está salvo." Ligar um bloco e clicar direto em Sincronizar agora roda a configuração anterior.
Como ler o resultado
Ao lado dos botões aparece Último sync, com a data e o desfecho entre parênteses: concluída, parcial — retoma na próxima ou com erro. O histórico completo fica na aba Histórico, no card Execuções e volume espelhado, uma linha por execução:
| Selo | O que significa |
|---|---|
| Concluída | Tudo o que estava ligado foi lido nesta passada |
| Parcial — retoma | O tempo da passada acabou. A próxima continua de onde parou e nada foi perdido |
| Parcial | Um bloco parou por falha e os seguintes não rodaram |
| Erro | Nenhum bloco concluiu |
| Em execução | Está rodando agora |
“Parcial — retoma” é o normal em base grande
Não é defeito. Alguns blocos leem um registro por aluno, então uma academia com milhares de alunos fecha quase toda passada assim e vai convergindo. Só Parcial (sem "retoma") e Erro pedem atenção — nesses casos a linha traz o motivo em vermelho.
As três revisões que só você pode fazer
Ficam na aba Mapeamentos. Quando há algo pendente, a aba mostra um número ao lado do nome.
1. Classificar os planos
Card O que cada plano é. O sistema antigo manda só o nome do plano — nunca o que ele é. Por isso todo plano importado nasce como plano de aluno, e a tela avisa: "N plano(s) com cara de personal, convênio, bolsa ou passe curto ainda contam como aluno."
| Classificação | Quando usar | Efeito nos indicadores |
|---|---|---|
| Aluno | Mensalidade normal | Entra na base ativa e no MRR |
| Personal parceiro | O profissional paga para usar o espaço | Declara o plano. Os contratos só saem da base de alunos quando os profissionais forem convertidos (revisão 3) |
| Diária | Entrada avulsa ou passe curto | Sai da base ativa, do MRR e do churn |
| Cortesia / convênio | Bolsa, permuta, VIP ou convênio de agregador | Sai da base pagante e do MRR |
Cada linha mostra preço, duração e quantos contratos ativos o plano tem — reclassificar um plano com centenas de ativos não é o mesmo que reclassificar um vazio. Ao terminar, use Confirmar revisão; o selo passa a Confirmado.
2. Convidar os funcionários
Card Funcionários da Pacto (ou da EVO). A sincronização não traz funcionário: criar funcionário é criar um acesso ao sistema, e essa decisão é de gente.
- Em Mapeamento de cargo, traduza cada cargo da origem para dois campos separados: Cargo de RH (contrato, folha, crachá) e Perfil de acesso (o que a pessoa consegue fazer). Clique em Salvar mapeamento — isso não convida ninguém.
- Em Quadro, marque quem deve receber convite e clique em Convidar. A tela mostra quantos estão prontos, quantos já são funcionário, quantos estão sem e-mail e quantos estão bloqueados na origem.
Convite não se desfaz
Cada convite dispara um e-mail na hora. Confira a seleção antes de confirmar — a confirmação diz quantos e-mails vão sair. → Convidar funcionário
3. Converter os personais
Card Personais da Pacto (ou da EVO). Contrato de plano de Personal não é mensalidade de aluno, mas a sincronização não pode criar o personal sozinha — de novo, é conta de acesso. A tabela lista cada pessoa com Plano, Situação (Contando como aluno ou Contrato não gravado) e Valor, e o resumo mostra quanto disso está inflando o MRR de mensalidade.
Selecione e use Converter em Personal. Nada é enviado à pessoa: o e-mail de ativação sai depois, por Instrutores, quando você quiser.
O CloudGym tem só a primeira revisão
Funcionários e personais aparecem na Pacto e no EVO. No CloudGym a aba Mapeamentos traz apenas a classificação dos planos.
Por que o botão Receber não aparece nesses títulos
Em Financeiro → Receber e cobrar → Contas a receber, títulos trazidos da origem mostram um selo com o nome do sistema e o aviso: "Valor, datas e baixa vêm da sincronização, por isso as ações aqui são limitadas." No menu da linha, o primeiro item aparece desabilitado: "Gerenciado pelo Pacto — ações limitadas".
É proposital. Enquanto a origem é quem cobra, dar baixa aqui criaria um pagamento que a origem vai contradizer na próxima leitura. Quando a Empresa declara que a origem parou de cobrar, o mesmo selo muda de texto e as ações voltam. → Contas a receber
O aluno renovou lá e aqui aparece inativo
Acontece, e quase sempre é questão de tempo:
- Confira se o bloco Alunos e contratos está ligado.
- Veja o Último sync. Se a última passada foi Parcial — retoma, a renovação pode estar na fila.
- Clique em Sincronizar agora e espere a passada terminar.
- Se depois de uma execução Concluída o aluno continuar inativo, abra um chamado informando a matrícula dele no sistema antigo — é por ela que o suporte acha o contrato. → Abrir um chamado
Enquanto isso, a recepção pode liberar a entrada manualmente. Não recadastre o aluno: cadastro novo vira duplicidade quando a sincronização alcançar o contrato.
Dúvidas comuns
- "Mexi no OctaGym e sumiu no sistema antigo?" Não. A sincronização nunca escreve na origem.
- "Liguei tudo e vive dando Parcial." É o esperado em base grande. Olhe se o volume espelhado na aba Histórico cresce a cada passada — é isso que mostra que está andando.
- "O MRR está maior do que a realidade." Provavelmente há plano de personal, bolsa ou diária contando como aluno. Abra Mapeamentos e classifique.
- "Os funcionários não vieram junto." De propósito: cada um entra por convite. Veja a revisão 2 acima.
- "Posso parar a sincronização?" Sim, pelos botões do topo da tela: na Pacto e no CloudGym, Congelar (pausa, com Retomar depois) e Arquivar (encerra); no EVO, Desconectar. Pare só sabendo o motivo — enquanto estiver parada, nada do sistema antigo entra.
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