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Congelar e cancelar
O assistente de congelamento, a diferença entre descongelar e antecipar retorno, os quatro desfechos da multa de cancelamento e o link que o aluno preenche.
Onde fica: Operação → Alunos → abra o aluno → cartão da mensalidade → Mais ações
Todas as operações desta página saem do mesmo lugar: o cartão da mensalidade, na ficha do aluno.
Congelar
Use para pausa temporária — viagem, lesão, acordo comercial.
Abra Mais ações → Congelar matrícula. O assistente tem dois passos: Motivo e período e Revisão.
Passo 1 — Motivo e período
O motivo é escolhido numa lista fechada, não em texto livre:
| Motivo | O que muda |
|---|---|
| Viagem | Congelamento comum, dentro da cota do plano |
| Afastamento médico | Abre o bloco do documento: atestado (PDF, JPG ou PNG, até 5 MB), médico, CRM e CID-10 — obrigatório quando o plano exige |
| Acordo comercial | Congelamento comum, dentro da cota do plano |
| Outro motivo | Congelamento comum, com observação livre |
O período tem três campos ligados entre si: Data inicial, Data de retorno e Duração em dias — mexer num recalcula os outros. O dia do retorno já é dia ativo, não conta como congelado.
A cota é do plano, e ela bloqueia
Cada plano define quantos congelamentos por ano e quantos dias cada um pode ter. A tela mostra a regra em vigor e o saldo restante; esgotado, o congelamento voluntário é recusado. Plano que não permite congelamento voluntário também aparece dito ali.
Durante o congelamento a catraca nega a entrada e a vigência não corre — ela é estendida pelos dias parados.
Voltar antes da data
São dois verbos diferentes, e só um aparece de cada vez:
| Ação | Quando aparece | O que faz |
|---|---|---|
| Descongelar | Congelamento comum | Encerra a pausa agora e devolve a mensalidade ao normal |
| Antecipar retorno | Congelamento gerado por afastamento médico | Encerra o afastamento na data real do retorno |
Antecipar não é cancelar o afastamento
Antecipar retorno devolve apenas a diferença de dias e não devolve a cota usada. Cancelar o afastamento é outra coisa: devolve tudo. → Saúde, PAR-Q e atestados
Cancelar
Abra Mais ações → Cancelar. A tela pergunta Quando cancelar?, com os dois cenários lado a lado e a multa de cada um já calculada:
| Opção | Efeito |
|---|---|
| Imediato | Encerra hoje, sem devolver o ciclo já pago |
| Respeitar aviso prévio | Encerra na data mostrada no botão — ou na próxima renovação, quando não há data definida |
Em mensalidade em atraso ou em período de teste, só o imediato fica disponível: não há ciclo pago a sacrificar.
Como receber a multa
Havendo multa de fidelidade, a tela pergunta "Como receber a multa de R$ X?" e oferece quatro desfechos. Os indisponíveis aparecem desabilitados com o motivo:
| Desfecho | O que acontece | Quando fica indisponível |
|---|---|---|
| Cobrar no cartão salvo | Debita agora, mostrando bandeira e final do cartão | Sem cartão salvo, ou a matrícula não é cobrada por cartão |
| Deixar em aberto | Lança em Contas a Receber com vencimento hoje | — |
| Receber no balcão | Lança o título e abre a cobrança na maquininha | Nenhuma maquininha pronta na Unidade |
| Isentar a multa | A academia abre mão do valor | Seu cargo não tem a permissão de isenção |
Escolher o desfecho é obrigatório, e cada um cobra de um jeito
Não existe "cancelar e resolver depois": a multa que não vira um desses quatro desfechos não é cobrada por ninguém. Se o aluno não tem cartão salvo, Deixar em aberto é o caminho — o título entra na régua normal de cobrança.
Os demais campos
- Data do cancelamento — quem tem a permissão de definir a data pode registrar um encerramento retroativo.
- Devolução — quando há período não usufruído, a tela sugere o valor e você confirma ou ajusta.
- Motivo do cancelamento — obrigatório, mínimo de 5 caracteres, vai para o histórico da mensalidade. É o único registro do porquê, inclusive de uma isenção.
- Aceite explícito — aparece sempre que a confirmação custa dinheiro (cobra multa, abre mão dela ou corta ciclo já pago) e a frase diz exatamente o que vai acontecer.
Concluído, um aviso oferece Imprimir comprovante. Quando a multa foi para a maquininha, a própria tela leva a cobrança ao balcão, com o aluno ainda na frente.
Cancelamento imediato não devolve o ciclo pago automaticamente
Se o combinado inclui devolução, declare o valor no campo de devolução ou faça o estorno pelo histórico de cobranças. → Contas a receber
Quem pode cancelar direto
Cancelar pela tela exige a permissão Cancelar mensalidade direto (por padrão, do Gerente para cima); Isentar multa de cancelamento e Definir a data do cancelamento são permissões à parte. Quem não tem a primeira não vê essa tela — o caminho passa a ser o link da seção abaixo.
Como o aluno solicita
Não existe cancelamento pelo app — é decisão de produto
O aluno não cancela sozinho: não há botão de cancelar no app nem na Área do Aluno. Ele precisa pedir à academia, e o pedido só nasce de um link que a equipe gera. Quem encerra a mensalidade é sempre a academia, decidindo na fila de aprovação.
Onde fica: cartão da mensalidade → Mais ações → Link de cancelamento
O diálogo Link de solicitação de cancelamento mostra as condições calculadas sobre o contrato daquele aluno — as mesmas que ele vai ver e aceitar —, copia o endereço e, se você quiser, envia por e-mail com acompanhamento da entrega.
O link vale 7 dias (a tela mostra a data exata), é um por mensalidade — gerar de novo devolve o mesmo enquanto estiver válido — e para de funcionar assim que o aluno envia.
O que o aluno vê
Ele escolhe o motivo, pode registrar uma reclamação sobre um setor ou colaborador e, antes de enviar, vê as condições calculadas em cima do contrato dele: multa de fidelidade e data prevista de efetivação com o aviso prévio. O aceite é explícito — e é exatamente o que aparece para quem for aprovar. Quando as condições não podem ser calculadas, o envio não trava: a tela avisa que a multa segue o contrato e será confirmada pela academia.
Enviar não cancela nada. A solicitação vai para a fila:
A fila de aprovação
Onde fica: Início → Meu Trabalho → Aprovações
Quem decide vê o motivo que o aluno declarou, as condições que ele aceitou e escolhe cobrar ou isentar a multa no momento da aprovação. Isentar ali exige a mesma permissão do cancelamento direto. → Aprovações
Acompanhar o resultado
Onde fica: Gestão → Cancelamentos
O painel mostra solicitações pendentes, cancelamentos efetivados no período, receita mensal perdida, os principais motivos e quem mais solicitou. Diárias e inscrições de evento ficam fora da conta.
Os motivos oferecidos ao aluno e à equipe são configuráveis em Configurações → Academia → Motivos de Cancelamento.
Problemas comuns
- "O aluno quer cancelar pelo app." Não existe esse caminho — mande o link de cancelamento.
- "Cancelei e o aluno ainda entra." O cancelamento pode estar agendado para o fim da vigência. O cartão da mensalidade mostra a data de efetivação.
- "Preciso reverter o cancelamento." Enquanto estiver agendado e a cobrança for por assinatura, o cartão da mensalidade oferece Reverter. Depois de efetivado, é preciso nova matrícula.
- "Cancelei e o aluno quer o comprovante." O cartão da mensalidade tem o botão Comprovante ao lado da data de encerramento.
- "O congelamento não terminou sozinho." Confira a data de retorno informada — sem ela o congelamento não sabe quando acabar.
- "Não consigo congelar." O plano pode não permitir congelamento voluntário, ou a cota do ano já foi usada. A própria tela diz qual é o caso.
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