Unificar um aluno duplicado

Juntar duas fichas da mesma pessoa numa só, o que a prévia mostra antes de confirmar, por que o sistema às vezes recusa e o que acontece com a ficha antiga.

A mesma pessoa aparece duas vezes: uma ficha aberta no balcão, com CPF, e outra criada pela própria pessoa no site ou no app, com outro e-mail. Como as duas não têm nenhum dado forte em comum, o sistema nunca teve como perceber que são a mesma. Unificar junta as duas: o histórico passa para a ficha que fica e a outra é arquivada.

Onde fica: ficha do aluno → Mais ações → Unificar cadastro duplicado

Abra a ficha que você quer MANTER

A ficha aberta é a que fica. Você escolhe dentro do diálogo qual é a que vai embora. Abrir a ficha errada inverte o resultado — e não há como desfazer.

Por que o duplicado acontece

A ficha do balcão nasce com CPF; a que a pessoa cria pelo portal ou pelo app nasce com um e-mail diferente e sem CPF.
Como não há documento em comum, nenhuma trava consegue comparar as duas.
O aluno costuma descobrir sozinho: treina normalmente numa ficha e a compra, o treino ou a conquista está na outra.

Pôr o CPF na ficha boa também não resolve: o sistema recusa, porque aquele CPF já está na ficha antiga. Unificar é o único caminho.

Como unificar

Abra a ficha que deve permanecer.
Mais ações → Unificar cadastro duplicado.
O diálogo já sugere cadastros com nome parecido nesta Empresa. Se o duplicado não estiver na lista, busque por Nome, CPF, e-mail ou telefone (mínimo de três caracteres).
Clique na ficha duplicada. A tela troca para a revisão.
Confira a prévia e clique em Unificar definitivamente.

Para trocar de escolha antes de confirmar, use Escolher outra.

O que a prévia mostra

Bloco	O que responde
Sai do sistema	O nome da ficha que será arquivada
A ficha que fica ganha	As informações que só existiam na outra — CPF, e-mail, telefone, data de nascimento, documento, conta do aplicativo
Migram junto	Quantos contratos, check-ins, reservas de aula, vendas, treinos, avaliações e contratos assinados mudam de ficha

A prévia também avisa, quando for o caso, que a ficha que fica não tem rosto cadastrado e vai precisar de uma nova captura facial depois da unificação — porque o rosto da ficha antiga sai do equipamento.

Nada é apagado

A ficha antiga é arquivada, não excluída. Registros que já existem nas duas fichas (a mesma aula, a mesma medalha) permanecem na ficha arquivada — o sistema não os duplica nem os descarta.

Quando o sistema recusa

Havendo impedimento, a prévia mostra o motivo e o botão de confirmar fica desabilitado. Os mais comuns:

Recusa	O que fazer
As duas fichas têm contrato vivo	Cancele o contrato da ficha que vai sair. Qual mensalidade encerrar é decisão da academia
As duas fichas têm uma matrícula aguardando pagamento	Conclua ou cancele uma delas
As duas fichas têm cortesia ativa	Encerre a cortesia da ficha que vai sair
As duas fichas têm conta no aplicativo	Remova o acesso de uma delas antes. → A conta do app do aluno
A ficha a unificar é de um personal	O contrato de personal não acompanha a ficha de aluno; arquivá-la tiraria a carteira dele do ar
A ficha a unificar veio do sistema de gestão integrado	Resolva a duplicidade lá. Enquanto ela existir na origem, a integração recria a ficha na próxima leitura
Há uma alteração de cobrança em andamento nessa ficha	Espere alguns minutos e tente de novo
As duas fichas têm cadastro no adquirente e a ficha a unificar tem contrato vivo	Fale com o suporte antes: unificar assim trocaria o cartão de cobrança da pessoa

Depois de unificar

A ficha aberta passa a ter o CPF, o e-mail e o telefone que faltavam.
O histórico da ficha antiga aparece na que ficou.
A ficha antiga sai das buscas e das listagens.
Se a prévia avisou sobre a foto, faça uma nova captura facial. → Liberar o acesso do aluno

Dúvidas comuns

"Não encontro a ficha duplicada na busca." A sugestão automática usa o nome da ficha aberta. Se a duplicada foi cadastrada com o nome escrito de outro jeito, busque pelo CPF, pelo e-mail ou pelo telefone dela.
"O botão Unificar cadastro duplicado não aparece no menu." É uma permissão própria — Unificar alunos duplicados —, separada de editar cadastro justamente porque a operação é irreversível e move dinheiro de ficha. Peça a quem administra os cargos. → Cargos e permissões
"Unifiquei e o aluno continua barrado na catraca." Confira se a prévia pediu nova captura facial. O direito de entrar acompanha o contrato; a credencial no equipamento precisa ser recriada.
"Dá para desfazer?" Não. Por isso a revisão existe — é o momento de conferir que as duas fichas são mesmo a mesma pessoa.
"E se a pessoa tem três fichas?" Unifique duas por vez, sempre abrindo a ficha que deve permanecer.