Operação · Recepção · Time comercial
Cadastrar um aluno
A diferença entre contato e aluno, os campos que o sistema exige para permitir matrícula e o que fazer quando o CPF já existe.
Onde fica: Operação → Alunos → Novo
Contato ou aluno: escolha na abertura
Ao clicar em Novo, o formulário abre em dois modos:
| Modo | Quando usar | O que acontece |
|---|---|---|
| Novo contato | Interessado que ainda não fechou | Cria um contato no funil comercial. Basta nome e telefone |
| Novo aluno (dados completos) | Pessoa que vai matricular agora | Cria o cadastro completo e leva direto para a matrícula |
Aluno é quem tem plano
No OctaGym, quem não tem plano é contato/lead, não aluno. Isso é intencional: mantém o indicador de "alunos novos" honesto e evita que cadastro de balcão infle a base.
Campos exigidos para poder matricular
O cadastro rápido pede só nome completo e telefone. Para criar matrícula, o sistema exige o conjunto completo:
- Nome completo, Telefone, E-mail, CPF
- Sexo e Data de nascimento
- CEP, Rua, Número, Bairro, Cidade e UF
Se faltar algo, aparece o aviso "Dados pendentes para virar aluno" com a lista exata do que falta. Com tudo preenchido, o banner vira "Dados completos — aluno pronto para matrícula".
Data de nascimento
O formulário pede confirmação explícita da data. Ela define a faixa etária do PAR-Q e o gate de matrícula de menor de idade — errar aqui trava a ativação depois.
Quando o CPF ou o e-mail já existem
O sistema recusa o cadastro e explica o conflito: informa se o CPF e/ou o e-mail pertencem a um aluno, a um contato do funil ou a um cadastro-base já existente, mostra o nome encontrado e oferece o atalho para abrir a ficha.
O que fazer:
- É a mesma pessoa → abra a ficha existente e matricule por lá. Não crie um segundo cadastro.
- É outra pessoa com o mesmo e-mail (mãe e filho, por exemplo) → cadastre com um e-mail próprio. O e-mail é a chave de acesso do aluno ao app; e-mail compartilhado faz uma pessoa entrar na conta da outra.
Dados complementares
Depois de criado, a ficha aceita:
- Foto — usada na carteirinha, no reconhecimento facial e na recepção.
- Informações de treino — nível, horário preferido, dias por semana, objetivos, lesões e condições médicas. Alimenta a prescrição de treino e a IA.
- Redes sociais — Instagram e TikTok.
- Responsável legal — obrigatório para menor de idade.
Menor de idade
A matrícula presencial de menor exige responsável legal verificado: nome, CPF, telefone, e-mail, vínculo (mãe, pai, guardião legal, tutor, outro) e o tipo de conferência do documento (original apresentado, cópia autenticada ou documento digital). O registro é gravado quando o passo avança — não há botão separado de salvar.
Problemas comuns
- "Cadastrei e o aluno não aparece na lista." Cadastro rápido cria contato, e contato aparece no funil comercial, não na lista de alunos.
- "Não consigo avançar para a matrícula." Falta algum campo do conjunto obrigatório; o banner amarelo lista quais.
- "O aluno não recebe e-mail." Confira se o e-mail cadastrado é dele e não de um familiar.