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Cadastrar um aluno
Onde o cadastro do aluno nasce hoje, os campos que o sistema exige para permitir matrícula e o que fazer quando o documento ou o e-mail já existem.
Onde fica: Operação → Alunos → Novo → Nova Matrícula → passo Aluno
O cadastro nasce dentro da matrícula
No OctaGym não existe aluno sem plano — por isso o cadastro completo é o passo 1 da matrícula, não uma tela separada. O botão Novo da lista de alunos oferece Nova Matrícula e Diária de cortesia.
No passo Aluno você tem duas saídas:
- Buscar a pessoa na lista, quando ela já existe.
- Cadastrar novo aluno, que abre o formulário ali mesmo e devolve você ao fluxo com o aluno já selecionado.
Interessado que ainda não fechou não é aluno
Quem só demonstrou interesse entra como negócio no funil comercial, não como aluno. Isso é intencional: mantém o indicador de alunos novos honesto e evita que contato de balcão infle a base. → Pipeline comercial
Para mexer num cadastro depois, abra a ficha → Mais ações → Editar cadastro completo. É lá que ficam também informações de treino, redes sociais e foto de perfil.
Campos exigidos para poder matricular
O sistema só libera o avanço com o conjunto completo:
- Nome completo, Telefone, E-mail
- Documento de identidade — CPF, Passaporte ou CRNM / RNM
- Sexo e Data de nascimento
- Endereço: CEP, Rua, Número, Bairro, Cidade e UF
Se faltar algo, aparece o aviso "Dados pendentes para virar aluno" com a lista exata. Com tudo preenchido, ele vira "Dados completos — aluno pronto para matrícula".
Estrangeiro
Escolhendo Passaporte ou CRNM / RNM, o país emissor do documento passa a ser obrigatório — é ele que decide como o tomador é identificado na nota fiscal.
No endereço, país diferente do Brasil dispensa o CEP e, conforme o país, o bairro; e o campo UF passa a usar o nome regional daquele país.
Data de nascimento
Ela define a faixa etária do PAR-Q e o gate de matrícula de menor de idade — errar aqui trava a ativação depois.
Quando o documento ou o e-mail já existem
O sistema recusa a criação e explica o conflito com nome e atalho:
- "O CPF informado já pertence ao aluno X. Abra o cadastro existente em vez de criar outro."
- "O CPF informado pertence ao contato do funil X, mas o e-mail pertence ao aluno Y. Revise os dados antes de continuar."
O que fazer:
- É a mesma pessoa → abra o cadastro existente e matricule por lá.
- É outra pessoa com o mesmo e-mail (mãe e filho, por exemplo) → dê um e-mail próprio a cada um. O e-mail é a chave de acesso do aluno ao app; e-mail compartilhado faz uma pessoa entrar na conta da outra.
Já existem dois cadastros da mesma pessoa
Acontece quando uma ficha nasceu no balcão com CPF e outra pelo app com e-mail diferente: não há chave em comum, então nenhum aviso aparece na hora.
O remédio é ficha do aluno → Mais ações → Unificar cadastro duplicado. Você busca a outra ficha por nome, CPF, e-mail ou telefone, confere a prévia e confirma em Unificar definitivamente. Tudo o que a ficha duplicada tem passa para a principal, e ela é arquivada.
Unificar não tem volta
A tela avisa antes de confirmar. Confira que é a mesma pessoa. Se o seu cargo não tiver a permissão de unificação, o item não aparece no menu.
Menor de idade
Na matrícula de menor, o passo Aluno mostra o bloco Representação legal obrigatória, com a idade da pessoa. Você busca ou cadastra o responsável e informa:
- Nome, CPF, telefone e e-mail do responsável.
- Vínculo: Mãe, Pai, Guardião legal, Tutor ou Outro.
- Opcionalmente, um documento de identidade dele (CIN, RG, CNH, Passaporte ou Outro) e a base legal quando for o caso (Guarda judicial, Representação judicial, Tutela).
O avanço só é liberado depois de marcar "Conferi presencialmente a identidade do responsável" — a marcação fica registrada com o seu usuário e a data. Comprovantes como certidão ou termo de guarda são opcionais e podem ser anexados depois na ficha.
O e-mail do responsável não é detalhe
O PAR-Q do menor só pode ser assinado pelo responsável, e o link vai para o e-mail dele. Sem esse endereço, a ativação fica parada esperando alguém que não foi avisado.
Problemas comuns
- "Não consigo avançar para a matrícula." Falta algum campo do conjunto obrigatório; o aviso amarelo lista quais.
- "O CPF já existe e não é a mesma pessoa." Confira o número: CPF é único por Empresa e a mensagem diz de quem ele é.
- "O aluno não recebe e-mail." Confira se o e-mail cadastrado é dele e não de um familiar; veja também o card Conta do app na aba Acesso da ficha.
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