Migrar de outro sistema

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Migrar não é subir planilha. Quem já opera tem contratos com vigência correndo, cartões cadastrados, histórico de pagamento e uma data de cobrança para cada aluno — nada disso cabe num CSV. Por isso a migração é assistida: você entrega o acesso ao sistema atual e a equipe da OctaGym espelha a base.

Como funciona, do começo ao fim

1. Você informa qual sistema usa hoje e envia o acesso por um formulário seguro.
2. A OctaGym extrai a base do sistema de origem. É a etapa mais demorada e depende da velocidade que o sistema antigo permite.
3. Revisão do catálogo. Os planos importados chegam para você conferir nome, duração e, principalmente, preço. A carga não roda com plano sem preço.
4. Piloto. Um lote pequeno entra primeiro, para você conferir na tela antes da base inteira.
5. Carga completa — alunos, matrículas, histórico, fotos e contatos.
6. Virada da cobrança (cutover). O momento em que a OctaGym passa a ser quem cobra. É a etapa mais delicada e tem tela própria.

Enquanto o passo 6 não acontece, o sistema antigo continua sendo a fonte da verdade e a base pode ser reatualizada quantas vezes for preciso: quem entrou, renovou, trancou ou cancelou no meio do caminho é reconciliado.

Sistemas de origem suportados

Vindi e Asaas não são sistemas de academia: são contas de cobrança. Elas aparecem na lista porque a carteira de cartões costuma estar lá, e é ela que permite a virada sem pedir o cartão de novo a cada aluno. Uma mesma implantação pode ter vários acessos ao mesmo tempo — o ERP, o gateway de pagamento e uma planilha própria não se substituem, cada um entra como uma linha separada.

Enviar o acesso ao sistema atual

Na tela de Migração você escolhe o sistema e clica para abrir o formulário. O formulário muda conforme o sistema — a Pacto não pede senha nenhuma, e o EVO pede o identificador da academia além do login.

O que você digita é criptografado e usado apenas para importar a base. Cada vez que alguém da OctaGym abre o acesso fica registrado, e o acesso é expurgado quando a migração termina.

Quais dados são importados

Esta é a lista do que a migração faz hoje, por sistema de origem.

O que cada bloco significa na prática

• Cadastro. Quando o sistema de origem não devolve um campo obrigatório (endereço e sexo são os que mais faltam), ele fica em branco para revisão — a migração não inventa dado. Onde a origem só devolve o CEP, o endereço é completado pelo CEP.
• Planos. Entram despublicados e aguardando sua revisão: eles não aparecem no Portal nem na venda até você conferir e publicar. Plano que o sistema antigo já não vendia entra marcado como inativo, preservando o histórico sem poluir a venda nova.
• Preço do plano. É o ponto que mais exige você. Em boa parte das academias o preço não vive no cadastro do plano do sistema antigo — vive no que foi efetivamente cobrado, aluno a aluno, com desconto negociado. Quando isso acontece, o preço é derivado do histórico de pagamento e volta para você aprovar, com a faixa de valores e a data do último pagamento à vista.
• Matrículas. A vigência vem da origem. Um aluno com contrato começando em 2022 entra com essa data, não com a data da carga.
• Histórico de pagamentos. Aparece na aba financeira da ficha do aluno e entra no financeiro com a data de competência original — anos de faturamento não são jogados no mês da migração.
• Contatos e visitantes. Viram oportunidades no funil comercial. Contato antigo pode entrar arquivado, por uma data de corte que você escolhe: milhares de visitantes de anos atrás no funil ativo tornam o funil inútil no primeiro dia.
• Fotos. Só fotos reais. Imagem-padrão do sistema antigo (aquele avatar genérico) não é importada como foto do aluno. Foto que já existe no OctaGym nunca é sobrescrita.

O que não é importado

• Funcionários e permissões. A equipe entra por convite, na tela de Equipe. Espelhar colaboradores criaria uma conta de login para cada pessoa, inclusive para quem não vai usar o sistema. → Convidar funcionário
• Fichas de treino e prescrições.
• Vendas do balcão como venda. O histórico de compra chega pelo financeiro; recriar as vendas geraria comissão para funcionários que não venderam nada aqui.
• Contas a pagar e a receber em aberto. Títulos em aberto são tratados à parte, com o financeiro, e não entram junto com a base de alunos.
• Produtos e estoque da loja. Entram pelo importador da própria Loja, por planilha ou XML de nota. → Cadastrar produtos
• Agenda futura de aulas e reservas.
• Assinatura digital do contrato antigo. O documento é arquivado como anexo histórico do aluno; a assinatura feita no sistema anterior não vira evidência de assinatura da OctaGym.

O que protege a sua operação durante a carga

Essas garantias não são detalhe técnico — são o que impede a migração de virar um incidente com os seus alunos.

• Nenhum aluno recebe mensagem. As automações da Empresa são conferidas no instante da escrita e a carga é abortada se alguma estiver ativa. O e-mail de boas-vindas é suprimido especificamente, e todo perfil importado entra sem consentimento para disparo. Você liga a comunicação depois, quando quiser.
• Rodar de novo não duplica. Aluno é reconhecido por CPF, depois e-mail, e a matrícula carrega o identificador do contrato de origem. Uma carga interrompida no meio é retomada, não refeita.
• Datas de origem são preservadas. Sem isso, a base inteira apareceria no painel como "vendas de hoje" e o relatório comercial mostraria um dia recorde que nunca existiu.
• Nada de status chutado. Um código de situação desconhecido no sistema antigo trava a carga para análise em vez de virar um valor padrão silencioso.
• O status do aluno é derivado do contrato, não escrito pela migração. → Ficha do aluno
• Piloto antes da base inteira, e toda etapa que escreve tem simulação antes.

A virada da cobrança

Migrar a base e passar a cobrar são coisas diferentes, e a segunda é a que dá errado quando é feita no susto.

Se a sua carteira de cartões já está na Vindi (o caso mais comum de quem vem de EVO ou Pacto), o cartão do aluno continua onde está e a virada muda apenas quem dá a ordem de cobrar. São três etapas, cada uma com simulação antes de aplicar: vincular aluno ↔ cliente da carteira, importar a agenda e o valor das cobranças, e ligar. A seção aparece dentro do painel da Vindi, em Configurações → Adquirentes. → Formas de cobrança

Três coisas que surpreendem nesta etapa:

• O dia da cobrança não sai do contrato importado. O contrato traz a data original; renovação, troca de plano e remanejamento moveram o dia real ao longo dos anos. A agenda é lida da última fatura efetivamente paga de cada aluno — projetar pela data do contrato cobraria a maior parte da base no dia errado.
• O valor também não. Desconto negociado aluno a aluno é a regra, não a exceção. Adotar o valor realmente praticado costuma reduzir o MRR exibido no painel logo depois da virada. Não é perda de receita: é o número anterior, inflado pelo preço de tabela do catálogo importado, se corrigindo. Avise quem acompanha indicadores antes.
• Aluno ativo não é aluno cobrável. Parte da base marcada como ativa no sistema antigo está inadimplente há meses ou simplesmente abandonou. Esse grupo é triado e fica fora da virada, em vez de virar uma leva de cobranças recusadas no primeiro ciclo.

Quanto tempo leva

Depende do tamanho da base e, principalmente, do sistema de origem — todos limitam a velocidade de leitura, e forçar só aumenta a taxa de erro. Uma base de alguns milhares de alunos leva horas só na extração das fichas, e é normal a extração rodar em mais de uma sessão.

O que costuma atrasar de verdade não é o volume: é o acesso. Credencial que chega errada, sem permissão de relatório ou com duplo fator ativo para uma extração longa. Resolver isso cedo é a maior economia de prazo da implantação.

Problemas comuns

• "Mandei o acesso e a equipe diz que não funciona." No EVO, quase sempre é o endereço: algumas redes autenticam num endereço diferente do padrão, e a página de login do endereço errado abre normalmente e simplesmente nunca entra — o sintoma imita senha errada. Informe o endereço que você usa para entrar. No Angular, é o identificador do estúdio faltando.
• "Meu EVO pede um código de verificação no login." Duplo fator não é automatizável. Avise a equipe: combinamos um horário para acessar junto com você, ou você usa uma conta de integração sem duplo fator.
• "O link do formulário não abre." Link vencido e Link encerrado pedem um link novo. Link inválido costuma ser URL cortada na hora de colar — confira se veio inteira.
• "Já enviei o acesso, mas mudei a senha." Abra o formulário de novo pela mesma tela e preencha: o envio novo substitui o anterior.
• "Importou, mas os planos não aparecem para vender." Eles nascem despublicados de propósito. Revise preço e duração e publique. → Criar plano
• "O painel mostra LTV e churn zerados." Esses números precisam de contratos encerrados, e nem toda origem entrega esse histórico. Veja a tabela acima.
• "Faltou endereço e sexo em vários alunos." O sistema de origem não devolveu. Fica em branco para revisão, porque preencher por dedução seria pior.
• "Os alunos foram avisados da mudança?" Pela migração, não — nenhuma mensagem sai. O aviso é uma decisão sua, e vale fazer antes da virada da cobrança. → Disparos e campanhas

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