Pedir e cotar

Registrar a necessidade de compra, acompanhar no quadro de Processos, montar o mapa comparativo com os fornecedores e escolher o vencedor de cada item.

Este artigo cobre a primeira metade da compra: alguém precisa de alguma coisa, você pede preço a alguns fornecedores e decide de quem comprar. Emitir o pedido e conferir a entrega estão em Pedido e recebimento.

Onde fica: Compras → Comprar → Pedir

1. Registrar a necessidade

A tela Pedir tem dois caminhos:

Pedir um produto ou serviço — você escolhe no catálogo o que a Unidade precisa. Vale para material de limpeza, suplemento, peça de equipamento ou serviço contratado.
Repor o estoque — mostra o que está acabando com base nas vendas, na cobertura em dias e nos pedidos já em aberto, e transforma a sugestão num pedido.

O primeiro caminho abre um assistente de três etapas:

Onde e quando — Unidade solicitante, Necessário até e Justificativa. O prazo é opcional; sem ele a linha aparece como "Sem prazo definido".
Itens — produtos ou serviço do catálogo. Não há texto livre: o que ainda não existe é cadastrado no meio do fluxo, por quem tem permissão de cadastro.
Revisão — confira e conclua com Enviar para aprovação. Salvar rascunho guarda para terminar depois.

Produtos ou Serviço é escolha do início

Compra de Produtos tem recebimento físico e movimenta estoque. Compra de Serviço tem atesto de execução e não mexe em estoque. A escolha vale para todo o processo.

2. Acompanhar no quadro

Onde fica: Compras → Comprar → Processos de Compra

Cada compra vira um cartão que anda pelas colunas: Rascunho, Aguardando aprovação, Em cotação, Emitido, Enviado, Concluído e Encerrado. No modo tabela, as colunas são Processo, Itens, Etapa, Fase no quadro, Unidade, Ramificação, Valor e SLA / parado há.

Na ficha da solicitação aprovada, as saídas são Criar cotação (pedir preço a vários fornecedores) e Criar pedido (quando já se sabe de quem comprar). Antes disso ainda cabem Editar solicitação, Desfazer envio, Rejeitar solicitação e Cancelar solicitação.

As etapas são configuráveis pela Empresa

No menu de cada coluna, Configurar etapa abre as regras que valem para toda a Empresa:

Controle	O que faz
Etapa obrigatória	Desligada, o fluxo pula esta etapa. Uma operação pequena pode ir direto de solicitação para pedido
Exigir aprovação	Ligada, a etapa só avança depois das aprovações definidas
Avisar quando estiver parada (horas)	Destaca o cartão parado. O aviso não bloqueia
Mínimo de fornecedores	Só na Cotação: quantas propostas a rodada precisa ter
Campos obrigatórios	Quais campos a etapa exige preenchidos

O mesmo menu tem Adicionar fase à direita, Editar coluna, Excluir coluna e Mover coluna. Fase adicional organiza o trabalho, mas não aprova, emite nem recebe documentos. Quem não pode configurar vê Ver configuração e responsáveis.

O botão Alçadas no topo do quadro abre a Alçadas de aprovação — quem aprova o quê, por nível e por faixa de valor. → Aprovações

3. Montar o mapa de cotação

Onde fica: Compras → Documentos → Cotações

O mapa é uma matriz: itens nas linhas, fornecedores nas colunas.

Adicione os fornecedores. Quem já tem histórico aparece com estrelas de conformidade; com menos de três recebimentos, a tela mostra sem histórico.
Preencha o preço de cada item. Preencher com histórico traz os preços da última compra.
Se o fornecedor só vende caixa fechada, informe Un/emb. e o campo passa a ser Embalagens cotadas em vez de Quantidade cotada.
Por fornecedor, registre Condição de pagamento, Entrega (prazo em dias), Frete, Outras despesas, ICMS ST e FECOP ST.
Anexar proposta guarda o PDF que o fornecedor mandou — é a comprovação por trás dos números.
Item que o fornecedor não tem: use Marcar item como indisponível neste fornecedor.

O prazo de entrega é obrigatório para enviar

Quem ofertou algum item precisa ter o prazo preenchido. Sem prazo prometido não há como medir atraso depois — e metade da nota do fornecedor deixa de existir.

4. Escolher o vencedor e aprovar

Marque o fornecedor vencedor item a item: a mesma cotação pode virar pedidos para fornecedores diferentes, e o card Pedidos que serão gerados mostra a prévia antes de qualquer coisa acontecer.

Se algum vencedor não for o de menor preço, aparece o bloco Justificativa necessária, com o valor escolhido e o menor ao lado. É obrigatório explicar por quê — é o que torna a decisão auditável.

Com o mapa pronto, Enviar para aprovação. Quem aprova usa Confirmar aprovação ou Rejeitar cotação, esta com Motivo da rejeição obrigatório. Encerrar rodada descarta a cotação sem gerar pedido.

5. Reabrir uma cotação já aprovada

Na cotação aprovada existe Reabrir cotação. Ela desfaz a decisão, não a cotação — e o diálogo nomeia, antes de confirmar, quais pedidos serão cancelados. Motivo é obrigatório.

Situação	O que acontece
Pedidos ainda em aberto	São cancelados e a cotação volta para edição com o mapa preservado
Nenhum pedido em aberto	A cotação volta para edição com o mapa preservado
Parte já recebida	O que foi recebido continua nesta cotação; o resto vai para uma cotação nova em rascunho, com o mapa copiado
Tudo recebido ou encerrado	Não dá para reabrir. Use Comprar novamente

Dúvidas comuns

"Pedi e ninguém aprovou." Veja em qual coluna o cartão parou e confira SLA / parado há. Se a etapa exige aprovação, quem decide está na configuração da etapa, em Alçadas.
"Não consigo enviar a cotação." Falta preencher o prazo de entrega de algum fornecedor que ofertou, ou a Empresa exige um Mínimo de fornecedores ainda não atingido.
"A quantidade que cotei ficou diferente da que foi pedida." A tela avisa, mas não bloqueia. Se você cotou por caixa, informe Un/emb. para a comparação ser feita na mesma unidade.
"Escolhi o fornecedor mais caro e a tela travou." Não travou: falta a justificativa daquele item. Preencha o campo e o envio libera.
"Reabri e os pedidos sumiram." É o comportamento: reabrir cancela os pedidos ainda em aberto que a cotação gerou. O diálogo lista os códigos antes de confirmar.