Atestado e congelamento de planos

Manual para registrar afastamentos e pausas, conferir cobrança e prazo, antecipar o retorno e resolver crédito no cancelamento, com exemplos.

Use este manual quando o aluno precisar interromper os treinos por um período. Antes de registrar, identifique o motivo e confira a regra da matrícula daquele aluno: atestado médico, congelamento por períodos e saldo de dias de trancamento têm efeitos financeiros diferentes.

Onde começar: Alunos → abra a ficha → cartão da mensalidade → Mais ações → Congelar matrícula. Para afastamento médico, também há Atestados → Novo afastamento.

Escolha a operação certa

Situação	Operação	O que conferir
O aluno precisa comprovar que pode praticar atividade física	Atestado de aptidão, na aba Saúde	Análise do documento e exigências do PAR-Q; não é uma pausa do plano
Há um período de afastamento comprovado por documento médico	Afastamento médico	Período, recebimento, aprovação, cota médica, prazo e crédito
Viagem, férias ou outra pausa voluntária	Congelamento	Se o contrato limita períodos ou oferece saldo total de dias
O aluno quer encerrar a matrícula	Cancelamento da matrícula	Data efetiva, multa, dívidas e eventual devolução
O afastamento foi cadastrado por engano	Cancelamento do atestado	Reversão do benefício concedido; a matrícula continua existindo

Pausar o acesso não significa sempre pausar a cobrança

Durante o afastamento médico, a cobrança recorrente continua e a compensação é proporcional. No congelamento por períodos, a cobrança própria pode ser pausada. No saldo acumulado de dias, a cobrança continua e o contrato não ganha prazo. Confira cada modalidade abaixo.

O acesso por esta matrícula fica bloqueado durante a pausa. Voltar do afastamento não dispensa outras exigências: dívida, PAR-Q ou documento de aptidão pendente podem continuar impedindo o acesso.

Antes de registrar

Confira na ficha o plano contratado, a forma de cobrança, a vigência e as pendências financeiras. Não conclua que um plano é pré-pago só porque o recebimento é manual: mensalidade manual também pode ser recorrente.

As regras ficam no cadastro do plano, em Regras de uso. A condição de pagamento vendida também pode ter sua própria regra de congelamento. Mudar o catálogo hoje não reescreve automaticamente a condição que o aluno comprou.

Cota de congelamento: quantidade de períodos e limite por período, ou saldo total de dias.
Autoatendimento: permitir congelamento pelo app é uma escolha separada. Desligar essa opção não impede a recepção de registrar uma pausa que o contrato permita.
Cota médica: quantidade de atestados e duração máxima, separadas da cota voluntária.
Franquia médica: afastamentos curtos podem ficar registrados sem gerar prorrogação ou crédito.

Zero pode significar que o contrato não permite aquela modalidade; campo sem limite não é a mesma coisa que zero. A tela apresenta a regra e o saldo. Se o saldo não puder ser consultado, aguarde a consulta antes de confirmar uma pausa voluntária.

Registrar um afastamento médico

1. Escolha o aluno e o contrato

Abra Novo afastamento na central de Atestados ou selecione Afastamento médico no assistente de congelamento. Confira o contrato elegível do aluno. Afastamento médico não é um caminho para contornar a recusa de um congelamento voluntário.

O período precisa caber no contrato e não pode se sobrepor a outro afastamento já compensado ou a uma janela de congelamento. Se o aluno já estiver congelado, resolva a pausa existente antes de criar outra por cima.

2. Informe o período e o recebimento

Informe início e fim conforme o documento. No atestado, o último dia indicado ainda é dia de afastamento. Um documento de 1 a 10 de novembro corresponde a 10 dias; o retorno normal é em 11 de novembro.

Informe também quando a Empresa recebeu o documento. Essa data não é necessariamente o dia em que alguém o cadastrou ou aprovou. Se o cadastro exigir justificativa para recebimento anterior, registre o motivo real.

O início não pode ser futuro. O fluxo padrão admite início retroativo de até 90 dias, respeitando o início da matrícula e os limites do contrato. Não altere as datas do documento para fazer a compensação caber: a regra de recebimento existe para tratar essa diferença.

3. Anexe o documento

Anexe PDF, JPG ou PNG, de até 5 MB. Informe médico e CRM quando disponíveis e o CID-10 quando o plano exigir. O documento fica privado, associado ao afastamento.

4. Confira a compensação

Em Atestados → Configurar compensação, quem tem permissão de configuração escolhe a política da Empresa:

Política	Dias que podem ser compensados
Todo o período	Todo o período médico, respeitando a franquia
Desde o recebimento	Somente os dias a partir do recebimento, dentro do período médico

A política é guardada no envio para aprovação. Aprovar depois ou alterar a configuração não muda a base daquele pedido.

Exemplo: atestado de 25 de setembro a 24 de outubro, recebido em 14 de outubro. São 30 dias no documento. Pela regra integral, a base é 30 dias; pela regra desde o recebimento, são 11 dias, de 14 a 24 de outubro. Se o documento só for recebido depois do fim e a política for desde o recebimento, ele pode ficar no histórico sem dias a compensar.

A franquia é um limite mínimo, não uma dedução fixa. Se a franquia for de 3 dias, um período compensável de 2 dias não gera benefício; um de 10 dias gera compensação pelos 10 dias, e não por 7.

5. Confirme ou encaminhe para aprovação

Dependendo da permissão e da regra da Empresa, o afastamento é aplicado na hora ou segue para aprovação. Pedido enviado não equivale a benefício aprovado. A aprovação válida registra o afastamento e seus efeitos; um período inteiramente passado entra como concluído, sem congelar hoje quem já voltou.

Na central, acompanhe Em vigor, Concluídos e Cancelados. A ficha do aluno também mostra seus afastamentos.

O que acontece com a cobrança do atestado

Como o contrato é cobrado	Compensação
Recorrência própria em adquirente	A cobrança segue no ciclo. Há prorrogação pelos dias compensáveis e crédito proporcional na cobrança
Recorrência manual, sem cobrança de origem	Mesma prorrogação e crédito proporcional, com abatimento nas mensalidades locais do próprio contrato
Pré-pago ou pagamento pelo período inteiro	A compensação é a prorrogação do prazo; não há outro crédito mensal pelos mesmos dias
Contrato cobrado por outro sistema	A situação é identificada para conferência na origem, sem conceder outro crédito local

Em recorrência, o crédito considera dias compensáveis × preço do ciclo ÷ dias do ciclo. O sistema usa a duração de referência do ciclo do contrato; no exemplo mensal abaixo, são 30 dias.

Exemplo mensal: mensalidade de R$ 300,00 e 4 dias compensáveis, sem franquia impeditiva. O crédito é R$ 40,00. A cobrança continua na agenda e o crédito compensa esses 4 dias. Não é uma promessa de que nenhuma cobrança chegará durante o afastamento.

No manual recorrente, o crédito fica restrito às mensalidades daquele contrato com vencimento a partir do recebimento. Ele não abate multa, taxa de matrícula, ajuste avulso ou dívida vencida anterior. Se uma mensalidade já estiver paga, não se reescreve o recibo: o crédito pode ser usado na próxima mensalidade elegível ou apurado no encerramento.

Evite compensar duas vezes

Antes de lançar desconto manual, devolver dinheiro ou mudar a próxima cobrança por conta própria, confira o crédito que o sistema já concedeu. Prorrogação, abatimento e devolução têm regras próprias; um desconto adicional pelos mesmos dias pode duplicar o benefício.

Em contrato importado, confira quem cobra de fato. Uma cobrança externa marcada como manual não prova que o período inteiro foi pago. A identificação de contratos antigos não concede automaticamente um crédito retroativo novo.

Quando o aluno volta do atestado

Retorno na data prevista

Ao atingir a data de retorno, o sistema conclui o afastamento e remove o congelamento médico. A prorrogação já calculada no registro não é concedida outra vez. Confira a situação da matrícula e eventuais pendências antes de prometer a liberação do acesso.

Retorno antecipado

Use Antecipar retorno no cartão da mensalidade ou no afastamento. Informe a data real em que o aluno volta; esse dia já não conta como afastado. A tela apresenta a nova duração, a vigência e o ajuste de crédito antes de confirmar.

Exemplo: foram concedidos 10 dias e R$ 100,00 de crédito. O aluno volta após 6 dias compensáveis, sem mudança de franquia. O benefício passa a 6 dias e R$ 60,00; os 4 dias e R$ 40,00 excedentes são revertidos. O cálculo usa o crédito concedido originalmente, mesmo que o preço do plano tenha mudado.

A cota médica continua usada, porque houve afastamento. Se a duração efetiva cair dentro da franquia, o benefício financeiro pode ficar zerado.

No manual, desconto ainda aberto é reduzido. Se o crédito já tiver quitado uma mensalidade, a diferença vira ajuste separado em Contas a Receber, preservando o recibo pago. Confira esse ajuste; ele não representa um novo mês de serviço.

Cancelamento de um atestado cadastrado errado

Cancelar o atestado desfaz os dias e o crédito concedidos por ele e devolve a cota correspondente. Use isso para desfazer o registro, não para registrar uma volta antecipada real. É diferente de cancelar a matrícula.

Crédito já usado pode exigir ajuste financeiro. Se houver recuperação médica ainda em aberto, resolva esse ajuste antes de estornar o título original que usou o crédito. Assim o aluno não fica com uma cobrança pela compensação de um título já desfeito.

Se a matrícula for cancelada com crédito médico restante

O encerramento apura o crédito na data efetiva de saída, e não simplesmente no dia em que o pedido foi feito. Essa data é o primeiro dia fora do contrato e não conta como dia de benefício médico.

A conta segue esta ordem:

Calcula o benefício adquirido até a saída, usando o período compensável e o crédito original.
Desconta a parte comprovadamente usada nas cobranças.
Confirma a retirada do saldo que ainda poderia ser usado no adquirente, quando houver.
Lança somente o restante devido, uma única vez, em Contas a Pagar.

Exemplo: crédito de R$ 389,00 para 30 dias compensáveis; o encerramento deixa 28 desses dias dentro do contrato. O benefício adquirido é R$ 363,07. Se R$ 100,00 já foram usados, restam R$ 263,07 para devolução. O crédito utilizável no provedor precisa ser retirado antes de criar essa obrigação.

Contas a Pagar não significa dinheiro devolvido

O lançamento registra o valor devido ao aluno. O Financeiro ainda precisa realizar e registrar o pagamento pelo procedimento da Empresa. Não faça uma segunda devolução sem conferir esse título.

Em cancelamento agendado, a apuração aguarda a saída e o encerramento confirmado da assinatura. Durante o aviso, o crédito manual ainda pode abater ciclos anteriores à saída. Se o cancelamento for revertido antes da apuração, os créditos voltam a ser considerados nas mensalidades elegíveis.

Se o provedor não comprovar quanto foi usado, houver saldo compartilhado com outros contratos, ajustes sem identificação ou uso acima do benefício adquirido, a situação fica pendente de conferência. Não trate ausência de informação como saldo zero nem como crédito integral intacto. Falha na apuração financeira não desfaz o cancelamento da matrícula.

A devolução de período pago depois da saída e a multa do encerramento são itens distintos. Confira também a tela de cancelamento e os títulos existentes; não some valores à mão sem conferir a composição.

Congelamento voluntário por períodos

Use para viagem, férias ou outra pausa permitida pelo contrato. No cartão da mensalidade, abra Congelar matrícula, escolha o motivo e preencha Data inicial, Data de retorno e Duração em dias. Confira a revisão e confirme os efeitos.

O início pode ser agendado. A data de retorno é exclusiva: uma pausa de 10 a 20 de novembro corresponde a 10 dias, de 10 a 19; em 20 de novembro o período de pausa terminou.

Nesse modo, o contrato limita a quantidade de congelamentos e a duração de cada um. A pausa efetiva bloqueia o acesso e a vigência é prorrogada pelos dias realmente usados. Na recorrência própria compatível, a cobrança é pausada e retomada com confirmação financeira. Plano manual ou pré-pago não precisa de uma assinatura fictícia para realizar a pausa.

Na recorrência manual local, a próxima cobrança também pode ser deslocada pelos dias de pausa quando o ciclo ainda não venceu e não há um título vivo que impeça a mudança de agenda. Dívida vencida anterior não deixa de existir. Se a matrícula indicar conferência, resolva o ciclo existente com o Financeiro antes de criar outra cobrança.

Exemplo: pausa de 10 dias, com retorno após 7. A compensação é pelos 7 dias efetivos, não pelos 10 agendados. Cancelar uma pausa futura, antes de começar, não concede dias extras nem antecipa uma cobrança.

Para voltar antes, use Descongelar na matrícula. Afastamento médico usa Antecipar retorno. Não libere acesso por outro caminho para deixar uma pausa ainda ativa sem tratamento.

Trancamento com saldo acumulado de dias

Alguns contratos oferecem um saldo total, como 30 dias, que pode ser dividido em vários períodos. Esse modo tem uma regra diferente:

A pausa bloqueia o acesso.
As cobranças continuam normalmente.
A vigência e o prazo contratado não são prorrogados por esses dias.
Períodos futuros ou ativos reservam o saldo previsto; períodos concluídos consomem os dias efetivos.
Voltar antes devolve ao saldo os dias reservados e não usados, sem gerar crédito em dinheiro por eles.

Exemplo: saldo de 30 dias; 10 já usados e outros 5 reservados para uma pausa futura. Restam 15 dias disponíveis. Se a pausa reservada durar só 3 dias, os 2 não usados voltam ao saldo.

O limite por período, quando configurado, também precisa ser respeitado. A cota de atestados continua separada desse saldo.

Como conferir o resultado

Onde conferir	O que procurar
Cartão da mensalidade na ficha	Situação da pausa, vigência, retorno e eventual pendência financeira
Registro do atestado	Dias documentados, dias compensados, crédito e motivo de conferência
Financeiro do aluno / Contas a Receber	Desconto na mensalidade ou ajuste por crédito médico já consumido
Contas a Pagar	Devolução gerada no encerramento e sua situação de pagamento
Sistema que efetivamente cobra	Confirmação de pausa, retomada ou retirada do crédito, quando exigida

“Em processamento”, “pendente de sincronização” ou “precisa de conferência” não confirmam que a adquirente já executou a mudança. Evite repetir a operação ou criar outra assinatura enquanto o resultado anterior estiver incerto.

Dúvidas frequentes

O aluno apresentou atestado. Devo suspender todas as cobranças?

No afastamento médico recorrente, a agenda segue e há crédito proporcional. Primeiro registre corretamente o documento, o recebimento e a política; depois confira a compensação exibida. Não aplique a regra do congelamento voluntário ao atestado.

Congelar sempre aumenta o prazo?

Afastamento médico com dias compensáveis e congelamento voluntário por períodos podem prorrogar. Trancamento com saldo acumulado mantém o prazo e a cobrança. A revisão da matrícula informa qual regra vale.

Por que o atestado não gerou crédito?

Pode ser pré-pago, cobrança de origem, período dentro da franquia, recebimento após o fim pela política desde o recebimento ou ausência de dias compensáveis. Também pode haver pendência na aplicação financeira. Leia a situação do registro antes de conceder outro desconto.

A cobrança chegou durante o atestado. O registro falhou?

Não necessariamente: a recorrência continua no ciclo. Confira o crédito e se ele já foi aplicado, continua disponível para a próxima cobrança ou exige conferência. Uma falha de aplicação não autoriza duplicar o lançamento.

Não consigo registrar a pausa ou o afastamento. O que verificar?

Plano e condição contratados, saldo, limites médicos ou voluntários, datas, sobreposição, documento obrigatório e permissão do seu cargo. Se a tela não conseguir consultar o saldo, tente a consulta novamente. Não troque o motivo para contornar a regra.

Posso registrar o retorno para uma data futura?

No afastamento médico, o retorno antecipado registra uma volta que já aconteceu, não um agendamento futuro. Para a volta normal, mantenha o fim correto do documento e acompanhe a conclusão.

O aluno voltou e a catraca ainda nega. O que faço?

Confira se a pausa terminou, se há pendência de cobrança, se a matrícula ficou em atraso e se PAR-Q e aptidão estão regulares. A volta não apaga essas pendências. Veja Entender um acesso negado.

Preciso chamar o atendimento. Quais informações enviar?

Informe o aluno ou identificador da matrícula, período, ação tentada e a mensagem exibida. Diga se a cobrança é local ou de origem e se já há desconto, ajuste ou devolução. Mantenha o documento médico no registro privado; evite copiar diagnóstico ou CID para mensagens gerais de suporte.