Operação · Recepção · Time comercial · Gerente
Matricular um aluno
O passo a passo Aluno → Plano → Contrato, as formas de cobrança disponíveis e como não duplicar matrícula quando a tela demora.
Onde fica: Operação → Alunos → Nova matrícula — também pela linha do aluno na lista, pela ficha dele ou por um negócio ganho no funil.
A matrícula cria o vínculo comercial: plano, vigência, contrato e cobrança. É o que libera a catraca e o que gera o financeiro.
Antes de começar
- O aluno precisa ter os dados completos (veja a lista).
- O plano precisa estar publicado e disponível para novas vendas.
- Confira a Unidade ativa no topo — ela define terminal de pagamento e estoque.
Passo 1 — Aluno
Busque por nome, e-mail ou CPF. Se faltar algum dado obrigatório, o próprio passo pede o preenchimento antes de avançar. Para menor de idade, o bloco do responsável legal aparece aqui e o avanço só é liberado após a conferência do documento.
Passo 2 — Plano
Escolha o plano e confira preço, vigência, recorrência e o que está incluso (personal, armário, nutricionista, estacionamento, toalha e extras do plano).
Ainda neste passo você define o tipo de cobrança:
| Opção | Como funciona | Quando usar |
|---|---|---|
| Online | O gateway conectado envia link por e-mail; o aluno escolhe Pix, cartão ou boleto | Padrão. Único caminho para recorrência automática |
| Maquininha Stone | Envia a cobrança para a maquininha da Unidade e confirma sozinho quando aprova | Pagamento presencial à vista ou parcelado |
| Pagamento já recebido | Registra dinheiro, Pix externo, transferência ou outra maquininha | Quando o dinheiro entrou por fora do OctaGym |
| Ativar cortesia | Ativa sem cobrança | Planos de cortesia e uso interno |
Recorrência exige online
Plano recorrente cobrado como "pagamento já recebido" ativa a matrícula, mas não deixa cartão salvo: a segunda cobrança não acontece sozinha. Se o combinado é débito automático, use Online.
Se houver cupom ou link de condição, aplique aqui — o resumo mostra desconto, isenção de matrícula e preço final antes de concluir.
Passo 3 — Contrato
Por padrão o aluno assina o contrato principal do plano. Você pode trocar o modelo, pré-visualizar o documento e ver se o plano exige PAR-Q. Planos sem contrato principal seguem sem assinatura.
Depois de concluir
O sistema mostra o resultado e, conforme o tipo de cobrança:
- envia o e-mail com o link de pagamento ao aluno;
- exibe o link de matrícula para copiar ou abrir no celular do aluno;
- ou, na maquininha, mostra o andamento (
Aguardando pagamento na maquininha,Pagamento confirmado) com opção de reenviar ou cancelar o pedido.
Use Ver mensalidade para confirmar o estado criado.
Não repita a operação
Se a tela demorar ou o pagamento ficar pendente, abra a ficha do aluno e confira a mensalidade antes de tentar de novo. Repetir cria contrato e cobrança duplicados, e desfazer envolve estorno e cancelamento manuais.
Da negociação para a matrícula
Negócio no funil comercial tem o botão Criar matrícula. Ele abre o wizard já com o contato preenchido e marca o negócio como ganho ao final. Se o aluno fechou fora do sistema, use Apenas marcar como ganho.
Problemas comuns
- "O plano não aparece na lista." Ele foi arquivado, não está publicado, ou é exclusivo de outra Unidade/audiência (por exemplo, plano de personal parceiro).
- "Aparece conflito de matrícula existente." O aluno já tem vínculo vigente. Renove ou cancele o atual em vez de criar um novo.
- "Matriculei e a catraca não libera." A matrícula ainda tem etapas de ativação pendentes. → Ativar a matrícula