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Sistema de gestão para studio de Pilates: pacotes, anamnese e agenda recorrente

OctaGym atende studios de Pilates com agenda de horários fixos, controle de pacote de aulas, perfil clínico do aluno (anamnese, restrições, gestante) e cobrança automática. Pensado para o modelo de aula individual ou pequeno grupo.

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Studio de Pilates não opera como academia. O aluno tem horário fixo (toda terça às 8h), faz aula em pequeno grupo ou individual, paga em pacote de 10 ou 20 aulas, e tem histórico clínico que orienta cada sessão. Sistemas genéricos não modelam isso bem — costumam tratar Pilates como aula em grupo padrão. O OctaGym suporta agenda recorrente, pacote de aulas, anamnese estruturada e ficha clínica.

Onde o dia a dia costuma travar.

Pontos que ouvimos de quem vive essa rotina. Se você reconhece dois ou mais, vale conversar.

  • Agenda em planilha ou caderno

    Cada instrutor tem seus alunos em horários fixos. Mudança de horário pontual vira chat no WhatsApp. Histórico de presença se perde.

  • Pacote de aulas no controle manual

    Aluna comprou pacote de 10 aulas. Quantas já fez? Quantas faltam? Ninguém sabe ao certo. Sobra ou falta aula no fim do pacote.

  • Anamnese em papel ou Google Forms

    Restrições, lesões, gravidez, histórico de cirurgia. Tudo crítico para o atendimento — e tudo em papel ou em planilha que ninguém abre durante a aula.

  • Reagendamento toma tempo da recepção

    Aluna não pode na quinta, quer reagendar para sexta. Recepção checa três planilhas, confirma vaga, atualiza no caderno. Vinte minutos para uma operação simples.

  • Plano não cabe em "mensalidade"

    Sistema de academia força mensalidade fixa. Studio de Pilates costuma vender pacote de aulas (10x, 20x, 30x) com validade. Mensalidade vira gambiarra.

  • Comunicação de no-show

    Aluna marca, não vem, não avisa. Política de "marcou-perdeu" depende de alguém olhar a agenda e contatar manualmente.

O que muda com o OctaGym.

  • Agenda recorrente por horário fixo

    Configure horários fixos por aluno (toda segunda às 8h, quarta às 7h, sexta às 8h). O sistema gera as ocorrências automaticamente. Mudança pontual? Reagende em dois cliques sem mexer no horário base.

  • Pacote de aulas com saldo e validade

    Plano de 10, 20 ou 30 aulas com data de validade. Cada aula consumida desconta do saldo automaticamente. Alerta quando faltam 3 aulas para acabar. Renovação com um clique.

  • Ficha clínica do aluno

    Cadastro com restrições médicas, lesões, gestação, cirurgias prévias e observações por sessão. Instrutor abre a ficha antes da aula e tem o contexto clínico na mão.

  • Reserva e reagendamento pelo app

    Aluna abre o app, vê próximas aulas, reagenda dentro da política do studio (até 24h antes, por exemplo) sem precisar ligar. Política de no-show aplicada automaticamente.

  • Cobrança automática do pacote

    Pacote vencendo? Sistema gera cobrança do próximo automaticamente, com aviso prévio via WhatsApp. Aluna confirma e o saldo de aulas é renovado sem fricção.

  • Portal white-label do studio

    Site próprio com a marca do studio: modalidades, instrutoras, agenda, formulário de aula experimental. Domínio próprio, SEO otimizado, captura leads direto no painel.

Veja cada parte em detalhe.

Cada parte tem uma página com o detalhe do que faz e de como funciona.

Os termos da sua rotina, no sistema.

Como cada um aparece no OctaGym.

Reformer / Cadillac / Chair / Wall Unit
Aparelhos clássicos do método. No OctaGym, você cadastra cada equipamento como recurso e atribui à sessão (controle de uso simultâneo).
Mat Pilates
Pilates de solo, sem aparelhos. Pode ser cadastrado como modalidade separada com capacidade de aluno maior.
Pacote de aulas
Modelo comercial dominante em studio de Pilates. Aluno compra X aulas com validade. O sistema controla saldo e validade automaticamente.
Anamnese
Avaliação inicial com histórico clínico. Campo estruturado no perfil do aluno com restrições, lesões, gravidez, observações.
Princípios do método
Concentração, controle, centralização, fluidez, precisão e respiração. Documentação interna do studio pode ficar nos campos de objetivos do aluno.

Perguntas frequentes.

O OctaGym suporta pacote de aulas em vez de mensalidade fixa?
Sim. Configure planos como pacote de 10, 20 ou 30 aulas com validade. O sistema controla o saldo, desconta automaticamente conforme as aulas acontecem e renova quando o pacote acaba.
Como funciona agenda com horário fixo recorrente?
Para cada aluna, defina os horários recorrentes (segunda 8h, quarta 7h, sexta 8h, por exemplo). O sistema gera as aulas automaticamente. Reagendamento pontual não altera o horário base.
Tem campo para anamnese e restrições médicas?
Sim. O perfil do aluno tem campos estruturados para restrições, lesões, gravidez, cirurgias prévias e observações por sessão. A instrutora abre a ficha antes da aula e vê o contexto clínico.
O sistema funciona para studio com 30 alunos ou só para academia grande?
Funciona. O plano Pro atende studios com até 350 alunos. A maioria dos studios de Pilates opera bem dentro desse limite. Quando crescer, migra para Business sem dor de migração.
Tem reagendamento pelo app da aluna?
Sim. A aluna abre o app, vê as próximas aulas e reagenda respeitando a política do studio (ex: até 24h antes). Política de no-show aplicada automaticamente conforme regra cadastrada.
Como controlar uso simultâneo de Reformer / Cadillac?
Cadastre cada aparelho como recurso. Ao agendar a aula, vincule ao recurso. O sistema impede agendamento simultâneo do mesmo aparelho — a recepção sabe imediatamente o que está livre.

Avaliando trocar de sistema?

Veja os comparativos entre o OctaGym e os principais sistemas de gestão para academia do Brasil, com tabela de funcionalidades e uma lista de perguntas para a avaliação. Se decidir trocar, a nossa equipe acompanha a importação dos seus alunos.

Ver comparativosComo funciona a migração

Veja como seria o dia da sua academia.

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