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Sistema de gestão para studio de treinamento funcional, da turma à mensalidade

OctaGym atende studios de treinamento funcional com agenda de turmas pequenas, programa do dia escrito pelo coach, lista de espera atômica, check-in por QR code e cobrança recorrente. Pensado para o formato dirigido em pequeno grupo, sem o framework competitivo do CrossFit.

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Studio de funcional opera num formato próprio: turmas pequenas (8 a 15 alunos), aula dirigida pelo coach do início ao fim, programa do dia desenhado para condicionamento metabólico e força funcional, perfil de público adulto e profissional buscando saúde e performance sem virar atleta. Diferente da academia de musculação, não tem treino livre. Diferente do CrossFit, não tem leaderboard, não tem WOD nomeado, não tem RX vs Scaled. O OctaGym suporta esse formato com agenda de turmas, programa do dia, lista de espera e perfil do aluno com frequência e progressão.

Onde o dia a dia costuma travar.

Pontos que ouvimos de quem vive essa rotina. Se você reconhece dois ou mais, vale conversar.

  • Programa do dia em planilha ou no quadro

    Coach chega cedo, monta o programa do dia (aquecimento, parte principal, condicionamento) num caderno ou escreve no quadro branco. Aluno chega na hora e descobre o que vai fazer. Histórico do que foi programado se perde semana a semana.

  • Vagas controladas pelo WhatsApp

    Turma de 12 vagas, inscrição via grupo do WhatsApp. Quem responde primeiro entra. Lista de espera vira conversa caótica. Cancelamento de última hora ninguém percebe e a vaga fica ociosa.

  • Falta de progressão visível para o aluno

    Aluno treina há 6 meses e sente que evoluiu, mas não tem registro objetivo. Não sabe se aumentou carga no agachamento, não sabe se o tempo no condicionamento melhorou. Perde motivação na primeira semana fria.

  • Retenção depende do coach

    Quando o coach principal sai, vários alunos vão junto. O vínculo é só com a pessoa, não com o studio. Sem registro estruturado de jornada do aluno, transição entre coaches vira ruptura.

  • Mensalidade ou pacote no manual

    Aluno paga mensalidade, outro paga pacote de 12 aulas, outro paga avulso quando aparece. Controle em planilha vira dor de cabeça no fim do mês. Cobrança esquecida acontece.

  • Sem visibilidade de ocupação por horário

    O 7h enche, o 12h fica meio vazio, o 18h30 lota. Mas qual a ocupação real média dos últimos 60 dias? Decisão de abrir mais turma ou cortar horário ocioso fica no chute.

O que muda com o OctaGym.

  • Agenda de turmas com vagas limitadas

    Calendário semanal com cada turma do studio, capacidade configurável (8, 10, 12, 15 alunos), reserva pelo app e lista de espera atômica que notifica automaticamente quando alguém cancela. Vaga não fica ociosa.

  • Programa do dia digital

    Coach programa antecipadamente o aquecimento, a parte principal (força, técnica) e o condicionamento metabólico. Aluno abre o app antes da aula e vê o que vai treinar. Histórico de programas fica salvo para consulta.

  • Perfil do aluno com frequência e progressão

    Cada aluno tem perfil com frequência semanal, medidas corporais, observações do coach e histórico de cargas em movimentos-chave (agachamento, levantamento terra, supino). Aluno enxerga evolução, coach acompanha sem caderninho.

  • Check-in por QR code na entrada

    Aluno faz check-in pelo app ao chegar. Coach vê quem confirmou presença e quem está na lista de espera em tempo real. Sem prancheta, sem chamar nome em voz alta.

  • Mensalidade ou pacote de aulas

    Configure planos do jeito que o studio cobra: mensalidade ilimitada, pacote de 12 aulas com validade, ou ambos convivendo. Cobrança recorrente no cartão, com PIX e boleto para avulsos e lembrete via WhatsApp antes do vencimento.

  • App do aluno com programa e reserva

    App white-label com a marca do studio. Aluno reserva turma, faz check-in, vê o programa do dia, acompanha frequência e histórico de cargas. Funciona offline para o aluno olhar a programação antes da aula sem depender de Wi-Fi.

  • Dashboard de ocupação e retenção

    Veja ocupação média por horário, qual coach lota mais turma, quantos alunos novos no mês, taxa de retenção. Decisão de abrir nova turma ou ajustar grade baseada em dado dos últimos 60-90 dias.

Veja cada parte em detalhe.

Cada parte tem uma página com o detalhe do que faz e de como funciona.

Os termos da sua rotina, no sistema.

Como cada um aparece no OctaGym.

Programa do dia
Sequência de exercícios planejada pelo coach para a aula: aquecimento, parte técnica ou de força, condicionamento metabólico e cooldown. Cadastrado antecipadamente e visível no app do aluno.
Condicionamento metabólico (metcon)
Bloco de alta intensidade que trabalha capacidade cardiovascular e resistência muscular. Pode ser cronometrado, em rounds ou com tempo fixo. Documentado no programa do dia.
Turma dirigida
Aula em pequeno grupo (8 a 15 alunos) conduzida do início ao fim pelo coach, com aquecimento, instrução técnica e parte principal. Diferente do treino livre da musculação.
Kettlebell / TRX / Sled / Prowler
Implementos clássicos do treinamento funcional. Cadastre como recursos do studio quando precisar controlar uso simultâneo entre turmas que dividem o espaço.
HIIT (High Intensity Interval Training)
Formato de treino com blocos curtos de alta intensidade alternados com recuperação. Pode ser cadastrado como tipo de aula separado para diferenciar de turmas de força.
Pacote de aulas
Modelo de venda alternativo à mensalidade: aluno compra 8, 12 ou 16 aulas com validade. O sistema controla saldo e validade, e a cobrança do próximo pacote é automática.

Perguntas frequentes.

O OctaGym serve para studio de funcional ou só para academia tradicional?
Serve para os dois. O modelo do studio de funcional (turmas pequenas, aula dirigida, programa do dia) é coberto pelos módulos de aulas, fichas e alunos. Configure as turmas com vagas limitadas e o programa do dia como ficha digital.
É a mesma coisa que o módulo para CrossFit?
Não exatamente. A base é parecida (turmas com vagas, programa, app do aluno), mas o studio de funcional não usa leaderboard, WOD nomeado nem escala RX/Scaled. A configuração foca em programa do dia e progressão individual, sem o framework competitivo.
Dá para cobrar mensalidade e pacote de aulas ao mesmo tempo?
Sim. Configure os dois modelos convivendo: mensalidade ilimitada para alunos frequentes e pacote de 12 aulas com validade para quem treina menos. Cada aluno escolhe e o sistema controla saldo automaticamente.
Como funciona reserva de turma com vaga limitada?
Cada turma tem capacidade configurável (você define se é 8, 10, 12, 15 alunos). O aluno reserva pelo app, e quando a turma lota o sistema entra em lista de espera. Quando alguém cancela, o próximo da fila é notificado automaticamente.
O coach consegue programar o dia antecipadamente?
Sim. Cadastre o programa do dia (aquecimento, parte técnica, condicionamento) com antecedência. O aluno abre o app antes da aula e vê o que vai treinar. Histórico de programas fica salvo para consulta posterior.
Tem como o aluno ver a própria evolução?
Sim. O perfil tem histórico de frequência, medidas corporais e cargas em movimentos-chave que o coach decide registrar (agachamento, levantamento terra, supino). O aluno enxerga progresso objetivo, o que ajuda na retenção.
Funciona para studio pequeno (até 80 alunos)?
Funciona bem. O plano Pro atende studios menores e a operação de turmas pequenas cabe perfeitamente. Quando crescer, migra para Business sem precisar reimportar dados.

Avaliando trocar de sistema?

Veja os comparativos entre o OctaGym e os principais sistemas de gestão para academia do Brasil, com tabela de funcionalidades e uma lista de perguntas para a avaliação. Se decidir trocar, a nossa equipe acompanha a importação dos seus alunos.

Ver comparativosComo funciona a migração

Veja como seria o dia da sua academia.

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